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¿Qué es la gestión de inventarios y cómo se debe realizar?

qué es y para que sirve la gestión de inventarios

Cuando hablamos sobre gestión de inventarios nos estamos refiriendo a un seguimiento profundo de los artículos o materiales que se almacenan, esto a través de ciertas actividades que logran proporcionar un amplio conocimiento en la administración adecuada del registro, compra y salida del inventario dentro de una empresa.

El seguimiento del inventario va desde los fabricantes hasta la logística para los almacenes y luego desde las instalaciones hasta el punto de la venta.  El principal objetivo de la gestión de inventario es tener el producto específico organizado y en el momento oportuno. Es por esto que se debe tener una visibilidad del inventario, así se podrá saber cuándo se debe hacer los pedidos, cuánto se debe pedir y dónde almacenar las existencias.

 

¿Por qué es importante la gestión de inventario?

La gestión de inventarios es de gran importancia para llevar un orden dentro del almacén y para que el desarrollo de la actividad sea el correcto. Así la empresa tendrá un control de los bienes con los cuales se pretende satisfacer la demanda del producto. El proceso de gestión es necesario monitorearlo periódicamente con la finalidad de aprovechar los recursos.

Al no llevar adecuadamente la gestión, la empresa podría asumir pérdidas como consecuencia de una deficiente organización. Razón por la cual, dentro de la gestión de inventarios es necesario tener un sistema de control que ayude a revisar los recursos e implementar técnicas que permitan evaluar correctamente las mercancías.

 

Beneficios de hacer una gestión eficiente de inventarios

Realizar el proceso de gestión de inventarios de forma correcta puede:

  • Controlar las entradas, salidas y ubicación de las mercancías.
  • Utilizar economías de escala.
  • Proyectar las ventas.
  • Reducir los costos derivados de la provisión.
  • Brindar un mayor control del negocio.
  • Mejorar el flujo de efectivo de la empresa para que sea rentable.
  • Detectar mercancías estancadas.
  • Minimizar los niveles de materias primas, el trabajo en progreso y los productos terminados.

Beneficios de la gestión de inventarios

 Proceso para la generación de un Inventario

Al momento de gestionar ciertos inventarios es importante seguir unos pasos para que este proceso se lleve correctamente:

  • Identificar los productos que se van a registrar en el inventario: Se deben identificar todos los productos que la empresa va a llevar en el inventario y cuales no entrarían en el inventario.
  • Definir los sitios para realizar los inventarios: Cuando ya se han definido cuáles son los productos o materiales que se van a registrar en inventario, se deberá controlar los lugares en lo que los mismos van a estar presentes.
  • Generar un equipo de trabajo: A la hora de gestionar un almacén es fundamental contar con un equipo capacitado para realizar la actividad requerida.
  • Análisis y registro: Una vez que se han realizado los pasos anteriores, ya nos encontraríamos en condiciones necesarias para llevar a cabo el inventario. Para ello, será necesario establecer un día hora para su correcta realización.

Dentro de la gestión contable hay varios métodos para saber cuál será el coste final de salida de las existencias que estaban dentro del inventario:

  • FIFO: (First in First out) La primera existencia en entrar, la primera en salir. Lo que corresponde a que las existencias se valoran a su salida, al precio de coste de la primera existencia en el almacén, es decir, la existencia se valorará al precio de coste más antiguo.
  • LIFO: (Last in First out) La última existencia en entrar, la primera en salir. Estas existencias se valorarán al precio de coste más actual, al de la última existencia que entró en el inventario.
  • PMP: Precio medio ponderado. Esta significa que el precio de coste es la media ponderada de los distintos precios de entrada.

 

Sistema de gestión de inventario

Hoy en día gracias a la globalización, la tecnología y a los mismos consumidores, la gestión de inventarios está cambiando en gran medida, ya que ahora la gestión de inventarios se está realizando a través de softwares avanzados con los cuales se logra un seguimiento de inventario eficiente.

Un gestor de inventarios puede simplificar el proceso de pedido, almacenamiento y uso del inventario al automatizar la producción de toda la línea, la gestión empresarial, la previsión de la demanda y la contabilidad.

Los sistemas de gestión de inventarios más sofisticados pueden rastrear la ubicación del artículo, e incluso predecir el momento óptimo para reordenar los suministros, basándose en una variedad de datos, como por ejemplo  las ventas pasadas.

Existen sistemas de inventario para pequeñas empresas que se pueden ejecutar en una sola PC, así como paquetes de software más grandes que se ejecutan en computadoras en las instalacioneso en la nube, y módulos de gestión de inventarios para sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

Sistema de gestión de inventario

¿Cómo funciona el software de gestión de inventarios?


El software de gestión de inventarios suma las existencias a medida que ingresan, resta lo que se vende y se descarta lo que fue robado. Para asegurarse de que no se quede sin productos o espacio para almacenarlo, el software realizará pronósticos sobre la rapidez con que se agotarán las existencias y el tiempo que tardará en conseguir más, esto de acuerdo a los datos de ventas recientes, el rendimiento de las ventas estacionales y el tiempo que normalmente demoran los proveedores en realizar entregas.

Escanear códigos de barras permite que el software actualice automáticamente los niveles del producto desde el punto de venta. El procesamiento de etiquetas RFID permite rastrear el  producto y saber si su instancia ha sido enviada o vendida.

Finalmente, un sistema de gestión de inventarios que puede realizar ‘kitting’ te facilitará el seguimiento de todas las listas de materiales para un producto terminado y listo para entregar.