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Sistema WMS Colombia

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Los avances inusitados que han permitido el desarrollo de las tecnologías de la información, han variado los paradigmas en los negocios de este naciente siglo XXI. Lo que constituyó una cadena de distribución basada en el almacenamiento de grandes stocks de productos, hoy se ha transformado en una carrera por lograr la mayor efectividad en la entrega de los pedidos y una disminución de los tamaños de la mercancía almacenada.

Esto significa que la consultoría logística con la cual trabajan las grandes empresas ha cambiado radicalmente, entendiéndose por logística la planificación, ejecución y control de los productos que se entregan a los clientes con la cantidad, calidad y tiempos estipulados.

En este sentido, el sector logístico ha crecido paulatinamente de la mano de la tecnología y del desarrollo de los sistemas, con el propósito de automatizar procesos y de optimizar tiempo y actividades.

Las empresas con proyecciones futuristas han basado sus expectativas en la información. Para ello cuentan con un mundo digital, por medio del cual se puede acceder a los datos necesarios para determinar el flujo de producción, adaptado directamente a los procesos logísticos, los cuales se enfocan en mantener en niveles óptimos los servicios de entrega de sus productos.

La implementación de sistemas como el WMS, permiten el análisis y monitoreo de datos, evitando las aglomeraciones y las posibles pérdidas que pueden presentarse en el manejo y preservación de grandes volúmenes de mercancías. Por otra parte, se adelantan a los requerimientos de la demanda, dando la opción de planificar la producción y gestionar los pedidos a un mercado que hoy en día es fragmentado, garantizando entregas con mayor eficacia.

Para poder diferenciarse en el mercado, las redes de abastecimiento requieren mayor visibilidad tanto de la demanda como de las operaciones que se llevan a cabo dentro de la red para satisfacer dicha demanda, por lo que se requiere mayor velocidad. Así mismo, hay que contar con la infraestructura adecuada e invertir en la colaboración, así como en los siguientes 4 atributos:

Para poder diferenciarse en el mercado, hay que tener en cuenta que hoy en día la competencia no está entre compañías sino entre redes de abastecimiento. Es por esto que las redes de abastecimiento requieren mayor velocidad y visibilidad tanto de la demanda como de las operaciones que se llevan a cabo dentro de la red para satisfacer dicha demanda. Así mismo, hay que contar con la infraestructura adecuada e invertir en la colaboración, así como en los siguientes 4 atributos:

  1. La confiabilidad: Esto se ve representado en la disponibilidad del producto o servicio.
  2. Velocidad de respuesta: Análisis, diseño e implementación de procesos con ciclos más cortos y manejables.
  3. Flexibilidad: Adaptación constante con el fin de suplir la demanda cambiante.
  4. Reducción de costos operacionales: Análisis de sistemas y estrategias de ahorro sistémico.

Ante estos retos han surgido una serie de ideas innovadoras, unas con mayor grado de factibilidad y más fáciles de implementar que otras. Algunos ejemplos son:

  • Robotización de los procesos: Uso de robots para desplazamiento de carga.
  • Impresión y visión en 3D: Su uso elimina los inventarios, tiene una disponibilidad global a largo plazo, sin costos de transporte y con entrega el mismo día. Aunque su uso no es aplicable a todos los productos, esta estrategia se espera que sea de gran utilidad para el campo de los repuestos y de productos personalizados.
  • Implementación de Aribnb o softwares especializados para almacenes: La implementación de nuevos modelos aplicados a la logística y el desarrollo, les permiten a las empresas repensar los conceptos de poseer activos, versus el iniciar procesos de arrendamiento, colaboración o cooperación de recursos.
  • Drones de entrega: Pese al reto logístico en cuanto a la definición de las líneas áreas o los puestos de aterrizaje, los drones ya se están implementando en los Estados Unidos como un sistema de optimización de entrega. Actualmente también se están aplicando los drones para inventario.
  • Redes empresariales de cadenas de suministro en un nivel multiempresa: Es una forma que lleva a la implementación de herramientas a nuevas dimensiones. Un ejemplo de esto es GT Nexus adquirida por INFOR en el 2015, la cual es una plataforma en la nube que ha agrupado a compañías y proveedores logísticos por más de 20 años, lo que le permite un nivel de visibilidad superior al que podrían adquirir las compañías por sí mismas. Su desarrollo y la implementación de herramientas de inteligencia artificial han llevado al monitoreo eficaz de las decisiones de compra y demás comportamientos de los usuarios.

Un ejemplo sustancial del avance del sector logístico lo podemos encontrar en la fabricación de los sistemas WMS (Warehouse management system), sistemas robustos, que se adaptan a los cambios y a las exigencias de los consumidores en el diseño e implementación.

El Grupo Derco, como parte del sector automotriz, concentra su operación en la Región Metropolitana de Santiago de Chile, desde donde distribuyen sus productos a lo largo del país a sus sucursales o a su amplia red de concesionarios.

Su propósito se enfocó en convertir a la compañía, en líder del mercado chileno en la comercialización de vehículos, repuestos y servicio técnico, decidiendo poner el foco en el fortalecimiento logístico del negocio. Para alcanzar este objetivo el Grupo Derco decidió elegirnos.

Iniciaron con la realización de un análisis detallado de su red de distribución y como resultado se decidió centralizar la operación de repuestos en un gran centro de distribución en Lo Boza, de 14.000 m2 iniciales, ampliable a 28.000 m2. Por tal razón para poder operar en condiciones de este tipo fue necesaria la implementación de la Solución WMS como el cerebro principal que controló todas las operaciones que se realizaron.

Dentro de los principales objetivos del proyecto se planteó:

  • Poder mapear todas las características propias que tiene el negocio de repuestos dentro de la Solución WMS de Cerca Technology sin incurrir en modificaciones.
  • Llevar a cabo un arranque de operaciones que no afectara significativamente el nivel de servicio a los clientes, ya que no solo se estaba comenzando con un sistema de información nuevo, sino también se estaban trasladando todos los productos de las diferentes bodegas al nuevo centro de distribución.

Los resultados

El centro de distribución en Lo Boza trajo consigo la implementación de una gran cantidad de funcionalidades propias de la Solución WMS implementada por nosotros, resaltando entre otros el sistema de picking por cluster, funcionalidad específica para este tipo de industria y para muchas otras en donde los volúmenes de pedidos son bastante altos, bastante frecuentes y las referencias son de dimensiones pequeñas. Hoy día se puede observar en esta localidad, una de las operaciones más grandes con estos sistemas de picking dentro de Latinoamérica.

Los principales beneficios observados fueron:

  • El mejoramiento en el control del inventario al 99% y la visibilidad del inventario en las diferentes locaciones del almacén.
  • Lograr un Fill rate de 99,3%, con una calidad de despacho de 98,7% y un 91% de pedidos perfectos.
  • Con la solución implantada se permitió tener un control en tiempo real de todos los equipos móviles, equipos fijos, tareas y personas que se conjugan para poder operar en un almacén de este tamaño y complejidad, redundando en mejoras operativas y disminución de tiempos de respuesta. Esto permite atención de pedidos con varios niveles de servicio: en 3 horas, am – pm, pm – am día siguiente y 24 a 48 horas, en el caso de las ciudades más lejanas a Santiago.

Teniendo en cuenta lo anterior, podemos ver que la mente empresarial sigue avanzando. Se tiene, por ejemplo, la visión de las empresas en cuanto a la necesidad de competir utilizando como principal aliado la tecnología, con el fin de lograr la mayor eficiencia, por mayores beneficios, menores gastos y supresión progresiva de los inventarios excedentes para ser lo más rentable posible para las empresas.

En sí, los nuevos aportes que dan las tecnologías de la información al sector logístico, han contribuido a plantear escenarios posibles para satisfacer las demandas futuras de sus producciones, el control de la cadena de producción desde la adquisición de la materia prima, hasta su distribución final, incluyendo los tiempos de entrega desde el momento en que el vehículo sale del almacén, hasta que se presenta a descargar en la distribuidora o en el local del detallista y el consumidor final. Por ello lo invitamos a conocer lo que están haciendo las grandes empresas para crecer y evolucionar constantemente.

sistema de gestión de almacenes (WMS)

El desarrollo del sector logístico trae consigo infinidad de beneficios en favor de la eficacia y eficiencia de los procesos de producción, almacenamiento y transporte, poniendo sobre la mesa el importante papel que representan las redes de abastecimiento en la competitividad empresarial. De igual modo la revolución de la información ha influenciado la cadena de generación de valor, modificando la estructura y las exigencias de los clientes, y creando ventajas competitivas, originado así, nuevos negocios. Es por este motivo que aumentar la productividad en los centros de distribución, se ha convertido en una prioridad creciente en las grandes empresas.

Para lograr dicho propósito, la opción con mayores perspectivas para las grandes compañías es la de lograr el asesoramiento de especialistas, quienes tienen la capacidad de combinar los softwares y los hardware indispensables para lograr la mayor eficiencia para el almacenamiento y la entrega de los productos en el menor tiempo posible, con reducción permanente de pérdidas y con la mayor eficiencia en la carga y descarga de los almacenes.

Para empezar, se debe tener en cuenta que una buena práctica se entiende por un método actual, estructurado y respetado en la industria, para generar un impacto positivo o un resultado operacional deseable. De esta manera, su objetivo es el incremento de valor para la organización y la cadena de abastecimiento, con el fin de impactar de manera directa en los resultados.

Por ejemplo:

  • Incremento de los ingresos de la compañía por medio del impacto directo mediante el incremento del nivel de servicio.
  • Minimización de los quiebres en stock y/o la disminución de las devoluciones.
  • Reducción de costos de almacenamiento, transporte y gastos administrativos dentro de la operación física.

Hay que tener en cuenta de igual modo los siguientes puntos:

  1. Aumento del EBITDA, el cual se ve reflejado en el aumento de los ingresos y la reducción de los costos operacionales.
  2. Reducción de inversiones, por medio de la disminución del activo circulante y de los activos fijos.

Lo anterior son muestras de como la calidad de las decisiones logísticas pueden impactar en el desarrollo funcional y económico de toda una organización. Por ello, las mejores prácticas a aplicar en la cadena de abastecimiento son:

  • Planificación: Contar con un pronóstico único, responsable y claro; tener procesos colaborativos de planificación, fuentes de información confiables y realizar seguimiento constante de la exactitud del pronóstico.
  • Aprovisionamiento: Alineación con las estrategias corporativas, pensar en compras estratégicas y no rutinarias, tener un buen sistema de evaluación y desarrollo de proveedores, identificación de las necesidades de centralización y descentralización de los productos desde un análisis exhaustivo, y encontrar representantes de compra cerca del lugar de producción.
  • Producción: Disminución del tiempo en el ciclo de producción, aplicación de metodologías de estandarización de la producción y reducción de desperdicios (lean & six sigma), estrechar lazos con proveedores estratégicos y aplicar estrategias de postponement
  • Almacenamiento y distribución: Estrategias orientadas al nivel de servicio y tener una red de distribución en una ubicación estratégica basado en un análisis de centro de gravedad.
  • Transporte: Implementación y análisis de procesos de cross-docking, tercerización del transporte, recursos compartidos, optimización y seguimiento de las rutas.

Hay que tener en cuenta que una buena práctica no implica que sea buena para “mi” negocio. Antes de implementar, se debe evaluar cuáles son esas mejores prácticas que convienen para el tipo de negocio a aplicar, hacer bench-marking con otras empresas del sector, entender cómo afectan los avances de TI a la competencia e identificar qué tecnología debo alinear de acuerdo a las estrategias de negocio, en qué invertir a corto, mediano y largo plazo y en qué orden hacerlo de acuerdo a nuestra estructura, procesos y personal a cargo.

Existen soluciones tecnológicas pensadas en apalancar esas mejores prácticas y brindar mayor visibilidad de negocio a los usuarios. En el caso del centro de distribución, existen diversidad de soluciones de WMS disponibles en el mercado, que promueven las buenas prácticas durante los procesos de recepción, cross-docking, almacenamiento, gestión de inventario, reabastecimiento, planificación de olas, picking y despacho. Recuerde que es importante optimizar los procesos que se llevan a cabo dentro de un centro de distribución (CD) porque sus indicadores impactan en los resultados financieros de una compañía.

Sistemas WMS

Algunos de los factores claves que mejoran la productividad de un CD, son los siguientes:

  1. Crear diseños o Layout, del centro de distribución.
  2. Mejorar e implementar técnicas de almacenamiento y manejo de materiales.
  3. Revisar las técnicas de picking, sus métodos y captura de información.
  4. Seleccionar al personal idóneo.
  5. Implementar soluciones WMS.

Para conocer más a profundidad los anteriores aspectos, lo invitamos a ver los factores claves para incrementar la productividad del centro de distribución (CD).

sistema de administración de almacenes

La revolución de la información ha afectado la cadena de generación de valor, ha modificado la estructura y las exigencias de los clientes, ha creado ventajas competitivas y originado nuevos negocios.

Por su parte la cadena de abastecimiento impacta en un alto grado los resultados financieros de una organización, ya que el almacenamiento es un mal necesario, por lo que hay que reducirlo; además el rol del centro de distribución (CD) juega un papel muy importante en la cadena de abastecimiento.

Los siguientes, son factores que influyen de manera directa en la productividad en el centro de distribución:

1. Layout:

Es el diseño del CD, en donde se debe tener en cuenta lo siguiente para proceder:

  • ¿Cuál es el objetivo del centro de distribución? Por ejemplo, un almacén de materia prima o productos terminados, deberá preguntarse: ¿qué tipo de productos? O ¿se requiere ejecutar un proceso de cross- docking?
  • ¿Cuáles son los flujos a desarrollar en el espacio?
  • ¿Cuáles son los procesos administrativos y de apoyo?
  • ¿Qué espacios de tránsito para las personas y para los equipos a circular se requieren?
  • ¿Cuál es el reloj estimado de operaciones del espacio?
  • ¿Cuál es el comportamiento de los productos?
  • ¿Cuál es la capacidad de almacenamiento? Por ejemplo, si se requiere de un 80-90% en temporada no pico para poder reaccionar en los picos de operación.

2. Técnicas de almacenamiento y manejo de materiales:

Ayudan a identificar y planificar la accesibilidad al inventario y densidad de almacenamiento. Por ejemplo:

  • Selectivo simple: Nos ayuda a tener un máximo acceso a los productos almacenados y requiere una amplia cantidad de pasillos para ello.
  • Selectivo doble: Reduce los pasillos y nos brinda una mayor densidad de almacenamiento.
  • Drive in: Nos permite aumentar la densidad de almacenamiento para productos de alto volumen.
  • Mezzanine: Óptima para cuando se trabaja con una alta variabilidad en manejo de poco volumen en los pedidos.
  • Equipos de manejo de materiales: Pallet Truck, Reach Truck, Stock Picker, Trilateral y el transportador.

3. Revisión de las técnicas de picking, sus métodos y captura de información:

Es la verificación constante de las técnicas y métodos que mejor se adecuen según el espacio de almacenamiento y las necesidades de cada producto, por ejemplo:

  • Técnicas: Pick a piso, pick en altura, pick to belt y pick to light.
  • Métodos: Picking por orden, batch picking, preparación tipo multiorden, picking por contenedor.
  • Captura de información: Papel, barcode 1D y 2D, tecnología de VOZ y el RFID. Es importante: No confundir herramientas de captura de información con un WMS. El WMS tiene capacidades de administración del centro de distribución y optimizar procesos que no le da una herramienta de captura de información.

4. Personal:

Contar con un equipo especializado que cumpla con los perfiles, capacitación adecuada y flexibilidad en las operaciones para que una persona pueda tener distintos roles de acuerdo a lo que necesita la operación.

5. WMS:

Sistema que da soporte a las operaciones diarias del almacén, permite la gestión centralizada de las tareas que se llevan a cabo, el seguimiento de los niveles de inventarios, ubicaciones y niveles de almacenamiento, el aprovechamiento del espacio, recepción y despacho, etc.

Recuerde que el acompañamiento de los sistemas digitales, forman parte de los recursos que se estudian cuando se desea un sistema óptimo e idóneo para incrementar la productividad de un sistema de distribución. Todo dependerá, como se dijo al principio, de las políticas de la empresa y las propuestas que la asesoría en logística pueda sugerir en el momento del análisis y puesta en práctica del nuevo sistema. Además de todos los atributos anteriores, recuerde la relevancia de conocer al detalle la importancia de un centro de distribución eficiente.

Infraestructura de un Centro de Distribución

Las prácticas eficientes en pro de la efectividad y desarrollo de los centros de distribución ayudan al desarrollo de las soluciones tecnológicas para la cadena de abastecimiento, por ello la importancia que han adquirido en las empresas modernas, ha llevado a los directivos de las mismas a tener la creatividad necesaria para trabajar de la mano con los asesores en logística en función de lograr métodos eficientes, prácticos, novedosos, ágiles y acordes con la estructura de costos planificada.

Los centros de distribución son importantes dentro de la cadena de abastecimiento, ya que permiten mejorar considerablemente el desequilibrio en la producción, asegurando la materia prima y manteniendo una armonía entre el ritmo de producción y consumo, y en cuanto el lugar de consumo final se encuentra alejado del lugar de producción.

Dentro de los principales procesos que se realizan en un centro de distribución tenemos:

  • Recibo.
  • Cross-docking.
  • Almacenamiento.
  • Reabastecimiento.
  • Planificación / administración de trabajo.
  • Picking.
  • Maquila.
  • Despacho.

Existen diferentes soluciones tecnológicas que sirven para administrar los procesos de un centro de distribución, se puede incorporar un software gestor de inventarios o algunos métodos de captura de información, pero un Warehouse Management System (WMS) es la herramienta adecuada para administrar todos los procesos de su almacén de una manera integral y eficiente.

Este software es capaz de organizar todo lo relacionado con pedidos y despacho, así como el control de inventarios, almacenamiento, picking, reabastecimiento, terminación de productos y gestión general de todos los procesos involucrados.

  • Recepción: Hacer auditoria de proveedores, capturar el estado del inventario, atributos, especificar excepciones a ingresos y la calidad de la entrada.
  • Cross-docking: Diferentes modelos que disminuyen el tiempo de la mercancía en el almacén, ahorrando tareas como el almacenamiento cuando es posible
  • Almacenamiento: Almacenar por tipo de producto, manipulación y/o por rotación de inventario.
  • Gestión de inventario: Visualizar la disponibilidad del inventario, la confiabilidad, tener visibilidad y rastreo del inventario.
  • Reabastecimiento: Mantener un stock de seguridad y configuraciones estándar, cascada o cherry-pick.
  • Planificación de Olas.
  • Picking
  • Despacho: Consolidar órdenes por volumen o peso y asignación de muelle.
  • Diseñe para lograr mejoras tangibles en la operación.
  • El WMS es un sistema integral, por lo que es el todo en la estrategia.
  • Asegure el apoyo de la gerencia.
  • Involucre al mejor talento humano.
  • Gestione los riesgos, comunicaciones y expectativas.
  • Ponga atención a la preparación del sitio.
  • Cree una base de conocimientos, por lo que deberá empoderar y delegar.
  • Formalice el entrenamiento constante.
  • Entienda el valor de las pruebas.
  • Planifique para las excepciones.
  • Respete la metodología establecida.
  • Mitigue el riesgo de la salida en vivo.
  • Acompáñese de expertos.

El funcionamiento de un centro de distribución digitalizado bajo los parámetros de WMS suple la dependencia de las empresas del conocimiento acumulado de los trabajadores, quienes tradicionalmente, con la experiencia de años de servicio, podían ejecutar las rutinas con un mayor uso de tiempo y posibilidades de equivocaciones, lo que traía como consecuencia pérdidas por demoras en las entregas, alto volumen de devoluciones y equivocaciones derivadas de un mal manejo de las reposiciones de materiales en los almacenes.

Existiendo un sistema digitalizado se da un ahorro significativo en papel, cuyo uso se minimiza al ejecutarse las acciones y las órdenes en línea, el trabajador se habitúa a nuevas rutinas que lo hacen más eficaz y efectivo en su trabajo y el inventario deja de ser una preocupación, porque siempre estará actualizado.

Por otro lado, esta tecnología abre espacios para mejorar constantemente los flujos de trabajo porque, al estar midiendo las operaciones minuto a minuto, se pueden visualizar los cuellos de botella y descubrir procesos más efectivos que pudieran sustituirlos.

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