Importadora Alsacia Spa, una empresa líder en la distribución de repuestos automotrices, ha experimentado una transformación significativa en sus operaciones en los últimos años. En respuesta a los cambios del mercado y las exigencias de los clientes, la empresa ha adoptado un enfoque proactivo hacia la medición, mejora continua e innovación en sus procesos.
Su modelo de negocio es exclusivamente a través de un canal de venta en línea. Los clientes, quienes a su vez son distribuidores, realizan sus pedidos a través del e-commerce presente en la página web, el cual se va actualizando cada 3 minutos mostrando la disponibilidad de manera automática. Una vez efectuados, los pedidos son enviados al sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), desde donde se transmiten al Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) para su debido procesamiento.
Infor wms es un Sistema de Gestión de Almacenes en la nube que apoya la optimización y gestión de los recursos en un almacén. Dentro de sus funcionalidades avanzadas cuenta con un módulo llamado Labor Management, por medio de él se gestiona las actividades y productividad con base en estándares de mano de obra. Con el fin de continuar con su proyecto de digitalización Alsacia implementó este módulo y hoy en día cuenta con grandes logros, en este artículo le contamos los resultados que ha tenido hasta el momento.
La optimización de pedidos: Así funciona parte de su operación.
En el momento que los clientes crean la orden de su pedido, a través de interfaces de comunicación, las olas de pedidos son procesadas y enviadas a producción o son retenidas para su análisis contable y de pagos. Los pedidos que siguen su curso y pasan a la fase de producción, son priorizados según reglas de negocio y disponibilidad de stock a través de algoritmos de clasificación ABC. Los operarios, que actualmente suman 112 personas encargadas de manipular la mercancía y utilizar el sistema, simplemente se conectan a sus estaciones de trabajo, se ponen disponibles y proceden a preparar los pedidos.
En búsqueda de un nivel de servicio excepcional.
En los últimos años, la compañía se enfrentó a un desafío significativo: la falta de visibilidad en sus operaciones y un nivel de servicio no óptimo. Para abordar estos desafíos, se propuso mejorar su eficiencia operativa y optimizar sus procesos internos.
“Hace un año y medio atrás, se tomó la decisión de enfocar todos los procesos comerciales hacia la mejora del nivel de servicio. Fue entonces cuando se lanzó el proyecto de digitalización de la mano de obra, junto con la implementación del módulo de S&OP, concebido como un aliado fundamental en este propósito. Se enfocó especialmente en brindar soporte a las áreas de ventas y operaciones, con el objetivo de impulsar la mejora continua del nivel de servicio”.
Elvys Betancur – Jefe de TI.
¿Cuáles fueron los primeros pasos de optimización en ese plan de digitalización?
El primer paso consistió en medir el punto de partida en el que estaba la compañía con relación al nivel de servicio. Este análisis arrojó un 54% como indicador. Con este conocimiento, el reto ahora era buscar la forma de mejorar esta métrica y encontrar puntos clave para lograrlo. Posteriormente, se identificaron las tareas que se realizaban de manera manual y que podían ser automatizadas. Por ejemplo, en diversas áreas se solicitaba la liberación de pedidos, pero el encargado de la planificación de las órdenes no estaba cumpliendo con los requisitos necesarios para garantizar el cumplimiento de los tiempos y por ende, la satisfacción del cliente se veía afectada.
“Una de las claves, fue incluir dentro de la metodología, una Matriz de Kraljic, que permitía a cada uno de los encargados de área, indicar todas las actividades a atender (según los objetivos del negocio), detectando las de alto impacto y de alto desempeño, que podrían ser resueltas de manera oportuna, generando el win win, tanto para sus operaciones internas como para el negocio”
Elvys Betancur – Jefe de TI.
En ese momento se empezó con la digitalización del proceso de lanzamiento de las órdenes salientes. Se utilizó un algoritmo junto con interfaces de comunicación entre un sistema contable y el WMS de Infor. Se aprovecharon las ventajas del desarrollo tecnológico disponible en ese momento para asegurar que cada área pudiera abordar eficazmente estas órdenes.
Los resultados de Labor Management System no dieron espera
Con la implementación de Labor, la compañía logró resultados significativos. En primer lugar, se mejoró el nivel de servicio, pasando del 54% al 72% y luego al 84%. Esta mejora contribuyó a que el proceso desde el recibo hasta el almacenamiento se orientara hacia la reducción del tiempo de preparación. Actualmente, la empresa cuenta con un entorno de preparación cercano al 90% y los supervisores ahora pueden identificar de manera más precisa qué empleados son los más eficientes.
Parte visual de seguimiento en tiempo real de On Time, ejemplo Marzo actual – Periodo Mes Año anterior:
Además, se empezó a visualizar en que proceso se acumulaba la carga laboral y la eficiencia con la que el equipo encargado atendía las tareas. Esto permitió definir indicadores de desempeño que ayudarían a medir y evidenciar las mejoras del proyecto de transformación digital.
Algunos de los indicadores más representativos de esta implementación son:
- Disminución del 50% del tiempo en la preparación de órdenes. Pasaron de 6 horas a 3 horas
- Aumento en un +30% del nivel de servicio
- El entorno de preparación se encuentra cerca del 90%
- Se mantiene un fill rate del 99,84%
- Se logró una visibilidad en tiempo real de la eficiencia de los operarios
- Se disminuyeron los tiempos de inactividad en la operación
Parte de Dashboard Labor y carga de trabajo de picking por zonas (seguimientos a comandos):
Resultado se seguimiento a la consolidación (comparativa marzo 2023 a marzo 2024, de 113 minutos promedio a 34 minutos promedio):
Incremento en ventas como consecuencia del aumento del nivel de servicio. Anteriormente, los clientes solían pedir un solo repuesto, pero ahora, debido a que los pedidos llegan completos y a tiempo, se incrementó el número de ordenes o de referencia por orden.
Estadísticos de Ítems únicos versus la mejora en el nivel de servicio:
Dashboards: La visual completa que buscaba la operación desde un inicio.
Para involucrar al equipo del CeDi en el cumplimiento de estos nuevos objetivos, la empresa implemento pantallas donde día a día se proyectan las órdenes, las tareas, personas asignadas y a través del método “semáforo”, por colores se van marcando las prioridades para que los operarios consoliden las órdenes. Una vez que todas las órdenes se encuentren consolidadas y completas, se sigue con la fase de picking. Anteriormente, esta práctica era inexistente, debido a que la mercancía se recibía y revisaba sin tener la orden completa.
Gracias a estos dashboard, ahora se puede medir la eficiencia de cada operario, proporcionando un mapa completo de su desempeño. Los indicadores de rendimiento son premiados mediante incentivos, lo que ha generado un cambio significativo tanto a nivel organizacional como cultural.
Con el apoyo de otras áreas, se identificaron las órdenes con incidencias y se redujo el tiempo necesario para resolverlas, lo que representó un gran beneficio. En este sentido, se automatizó el lanzamiento de las órdenes y se optimizó el slotting para mejorar la preparación. Además, se continuó con el objetivo principal: Mantener el nivel de servicio como una prioridad dentro de la compañía.
Aplicación de slotting, de manera física (Verde A, Amarillo B y Zona Roja C):
Los dashboard notifican cuándo se inicia la siguiente fase del proceso de recepción, lo que permite a los equipos encargados definir rápidamente la ubicación de los productos almacenados. Además, se han integrado herramientas como Teams y el Planner de Office 365 para facilitar la coordinación entre los diferentes departamentos. Gracias a estas mejoras, los equipos pueden planificar el recibo de importaciones de manera más eficiente, asegurándose de que los productos estén disponibles para la venta en el menor tiempo posible.
Eliminando tiempos de inactividad y optimizando recursos de la operación.
Adicional a todos los beneficios y logros expuestos anteriormente, el sistema de Labor ayudó a identificar y aprovechar los momentos de inactividad de los operarios en el almacén. Esto permitió que la compañía asigne tareas adicionales, como ordenar productos, organizar el espacio de almacenamiento y realizar tareas de etiquetado, maximizando así su productividad durante la jornada laboral.
Con la herramienta, se pueden configurar reglas de negocio para que cuando un operario finalice su fase de trabajo, notifique que está disponible. Esto permite al supervisor identificar quiénes están libres y sin tareas pendientes. También se puede identificar a aquellos que no han registrado su inactividad, ya que el sistema detiene el control de tiempo de acuerdo a los estándares de la media, mostrando el lapso en el que una persona ha estado inactiva sin notificarlo. Esta configuración no solo mejoró la eficiencia operativa, sino que también contribuyó a optimizar el uso del tiempo y los recursos disponibles en el centro de distribución.
Inteligencia de almacenamiento: Los planes a futuro de la compañía.
En el futuro, la compañía cuenta con la expectativa de consolidar la inteligencia en el almacenamiento. Además de mantener la excelencia operacional en función las estrategias del negocio, “Es esencial que este proceso alcance un nivel de madurez en el cual no dependa únicamente de un par de personas” manifiesta Elvys Betancur – Jefe de TI.
La empresa espera que, a diferencia con el enfoque actual basado en algoritmos que utilizan la clasificación ABC, se pueda emplear el aprendizaje automático para identificar qué productos nuevos podrían beneficiarse de la mejor ubicación, basándose en similitudes y patrones de comportamiento, todo a través de Machine Learning.
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