Un despacho termina cuando la mercancía llega, pero la responsabilidad no. Días o semanas después pueden aparecer un reclamo por faltante, una diferencia en la factura del transportista o una auditoría del cliente. En ese momento, la empresa que puede mostrar qué pasó en cada viaje resuelve en minutos; la que depende de llamadas y fotos dispersas en teléfonos, no.
Qué evidencia necesita cada despacho
La trazabilidad de un despacho se construye en cuatro momentos:
- Salida: qué se cargó, en qué vehículo, con qué conductor y a qué hora.
- Ruta: el recorrido real frente al planificado, paradas y tiempos.
- Entrega: quién recibió, cuándo, dónde y en qué condiciones.
- Novedades: rechazos, devoluciones, faltantes o daños, con su causa.
Prueba de entrega digital: firma, foto y geolocalización
La prueba de entrega en papel se pierde, se demora en volver al centro de distribución o llega ilegible. Con una aplicación móvil conectada al TMS, el conductor registra en el punto de entrega la firma del receptor, fotos de la mercancía y la ubicación del dispositivo. La información queda disponible de inmediato para el equipo de servicio al cliente y para facturación.
Cómo el TMS conserva la historia de cada viaje
Un sistema TMS en Perú como UNIGIS TMS, que Cerca Technology implementa junto con nuestro partner UNIGIS, guarda la historia completa de cada viaje en una sola plataforma: el pedido de origen, la planificación, el monitoreo, la entrega y las novedades. Eso permite:
- Responder un reclamo con la evidencia del viaje.
- Liquidar a los transportistas según lo que realmente ocurrió.
- Medir entregas a tiempo y completas por cliente, ruta o transportista.
- Detectar patrones de novedades por zona o por tipo de cliente.
Este control es especialmente útil en operaciones que salen del puerto o de Lima hacia provincias. Si tu operación pasa por el puerto, revisa también nuestro artículo sobre logística en el Callao.
Documentos tributarios: desde el ERP, no desde el TMS
Los documentos tributarios que acompañan al traslado se emiten desde el ERP de la empresa, que es el sistema que se relaciona con la autoridad tributaria. El TMS se integra con el ERP para que el viaje y su documentación queden vinculados, pero no reemplaza esa emisión.
En Cerca Technology tenemos más de 30 años de experiencia y más de 220 proyectos en más de 15 países.
Preguntas frecuentes
¿La prueba de entrega digital funciona sin conexión?
Las aplicaciones móviles de entrega suelen registrar la información en el dispositivo y sincronizarla cuando recuperan señal, algo útil en rutas a provincias.
¿Se puede exigir el uso de la aplicación a transportistas terceros?
Sí. Es habitual incluirlo como condición del servicio, ya que la misma información sirve para liquidar sus viajes.
¿Cuánto tiempo se guarda la historia de los viajes?
Lo define la empresa según sus políticas y obligaciones. El TMS permite consultar el historial cuando se necesite.
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