Antes de configurar una sola pantalla o migrar un dato, el proceso que más determina el éxito de una implementación WMS o TMS es uno que ocurre antes del proyecto: el levantamiento de procesos. La mayoría de los proyectos que terminan con brechas entre lo que el sistema hace y lo que la operación necesita tienen un denominador común, el levantamiento fue superficial, apresurado o lo hizo el implementador solo sin involucrar al equipo operativo. Esta guía explica qué se documenta, por qué importa y cómo prepararse antes de que llegue el equipo de implementación.
¿Qué es el levantamiento de procesos logísticos?
El levantamiento de procesos logísticos es la fase de diagnóstico en la que el equipo del proyecto, consultores del implementador y responsables de la operación del cliente, documenta cómo funciona actualmente el CeDi o la operación de transporte: flujos de mercancía, reglas de negocio, integraciones con ERP, excepciones frecuentes y limitaciones actuales del sistema. El resultado no es un documento de teoría, es el mapa real de la operación que el nuevo sistema debe replicar y mejorar.
En Cerca Technology, este levantamiento es el primer entregable formal de cualquier proyecto WMS o TMS. No se configura ningún módulo sin haber completado y validado el documento de procesos con el cliente.
Por qué el levantamiento determina el éxito del proyecto
Un sistema WMS configura exactamente lo que el implementador entendió de la operación. Si el entendimiento fue incompleto, la configuración también lo será. Los tres momentos en los que se paga el precio de un mal levantamiento son: la salida en vivo (cuando los procesos no funcionan como el equipo esperaba), la estabilización (semanas de ajustes que podrían haberse evitado) y el soporte (reconfiguraciones que se facturan como mejoras pero que en realidad corrigen errores de diseño).
Qué se documenta en un levantamiento de procesos logísticos
1. Flujos de entrada: recepción y verificación
Cómo llega la mercancía, quién la recibe, cómo se verifica contra la orden de compra, cómo se gestiona la mercancía con daños o diferencias, dónde se registra la entrada y cuánto tarda el proceso desde que llega el vehículo hasta que el stock queda disponible en el sistema.
2. Reglas de almacenamiento y slotting
Criterios de zonificación del CeDi, reglas de compatibilidad entre productos (farma, alimentos, químicos), criterios de ubicación por rotación, por peso o por familia de producto, y cómo se gestiona el inventario estacional.
3. Procesos de picking y preparación de pedidos
Métodos de picking actuales (manual, por papel, por escáner), tiempos promedio por pedido, tasa de error actual, reglas de prioridad de pedidos y excepciones frecuentes como pedidos urgentes, entregas parciales o cambios de último momento.
4. Despacho y documentación de salida
Cómo se consolida un pedido antes de salir, qué documentos se generan, cómo se coordina con el transportista, cuánto tiempo transcurre entre la confirmación del picking y la salida del vehículo. La integración con el ERP para los documentos fiscales se documenta en esta etapa — es el ERP del cliente quien gestiona los comprobantes, no el WMS.
5. Devoluciones y gestión de excepciones
Qué pasa cuando un pedido regresa, cómo se clasifica la mercancía devuelta, dónde entra al inventario y qué registros genera. Las excepciones son los procesos que más se omiten en un levantamiento superficial y los que más problemas generan en producción.
6. Integraciones con sistemas existentes
Con qué ERP trabaja la operación, cómo fluye la información entre el ERP y el almacén hoy, qué datos se intercambian y con qué frecuencia. El WMS no reemplaza al ERP — se integra con él. Documentar esta integración con precisión es uno de los puntos más críticos del levantamiento.
| Área documentada | Preguntas clave del levantamiento | Impacto en la configuración del sistema |
|---|---|---|
| Recepción | ¿Cuántos andenes? ¿Se verifica por cantidad, peso o escáner? ¿Hay mercancía en cuarentena? | Configuración de puestos de recepción, reglas de verificación y zonas de cuarentena |
| Almacenamiento | ¿Hay productos que no pueden estar juntos? ¿Se usa FEFO, FIFO o LIFO? | Reglas de restricción de ubicaciones y algoritmos de almacenamiento |
| Picking | ¿Cuántas líneas tiene un pedido promedio? ¿Se consolidan pedidos en oleadas? | Configuración de estrategias de picking y oleadas de trabajo |
| Despacho | ¿Cuántos transportistas diferentes salen por día? ¿Hay rutas fijas? | Configuración de muelles, asignación de transportistas y documentación de salida |
| ERP | ¿Qué ERP usa? ¿En tiempo real o por lotes? ¿Quién gestiona los comprobantes fiscales? | Diseño de la integración WMS-ERP y definición de responsabilidades documentales |
El levantamiento como base del Programa Cerca Plus
La documentación generada en el levantamiento no termina su utilidad en el go-live. En el Programa Cerca Plus de soporte y evolución post-implementación de Cerca Technology, ese documento de procesos es la referencia que permite gestionar cambios de forma planificada: una nueva bodega, un cambio de layout, un cliente nuevo en el 3PL o una actualización de versión del sistema. Sin ese documento, cada cambio requiere rehacerse el diagnóstico desde cero.
Cerca Technology realiza el levantamiento de procesos como etapa formal antes de cualquier implementación de sistema WMS Colombia o de sistema TMS, con entregables documentados y validados por el cliente antes de iniciar la configuración. Si estás comparando opciones, revisa cómo elegir un software WMS.
Para la coordinación del transporte, el levantamiento del sistema TMS Colombia incluye el mapeo de rutas actuales, transportistas, tarifas, restricciones por ciudad y la documentación de los procesos de coordinación con el RNDC, que en Colombia es obligatorio para el transporte de carga.
Preguntas frecuentes sobre el levantamiento de procesos logísticos
¿Cuánto tiempo tarda un levantamiento de procesos?
Entre 1 y 3 semanas para operaciones medianas, y hasta 6 semanas para operaciones enterprise con múltiples bodegas, clientes 3PL y procesos diferenciados. El tiempo depende de la complejidad de la operación y de la disponibilidad del equipo operativo del cliente para participar en las sesiones de trabajo.
¿Quién debe participar del levantamiento por parte del cliente?
El jefe de operaciones o gerente de logística, el responsable de sistemas o TI que conoce el ERP, y los coordinadores de cada proceso (recepción, picking, despacho, devoluciones). El levantamiento no lo puede hacer solo el implementador, el conocimiento de las excepciones y las reglas no escritas vive en el equipo operativo.
¿El levantamiento cambia si el proyecto es INVAS WMS en lugar de Infor WMS?
La profundidad del levantamiento se ajusta a la complejidad del proyecto. Para una implementación de INVAS WMS en 4 a 12 semanas, el levantamiento es más ágil y se concentra en los procesos críticos. Para Infor WMS enterprise en 12 a 24 meses, el levantamiento es más exhaustivo y puede incluir un diagnóstico de madurez operativa previo.
¿El levantamiento incluye la integración con la DIAN en Colombia?
No directamente, la integración con la DIAN para los comprobantes fiscales se gestiona a través del ERP del cliente. El levantamiento documenta cómo fluye esa información entre el WMS y el ERP, pero la responsabilidad de la comunicación con la DIAN es del ERP.
¿Vas a implementar un WMS o TMS en Colombia? Hablar con un especialista
