El inventario físico se aplica en las bodegas o centros de distribución para confrontar la existencia física con la realidad del inventario en los libros contables. Esto le permite a la organización detectar anomalías, sacar un balance financiero de su existencia, sacar estadísticas e indicadores de confiabilidad, entre otros objetivos que puedan plantearse. Entonces, el modelo más adecuado es aquel que se adapte a los objetivos operativos y financieros definidos para el proceso, es el caso de los inventarios cíclicos.
No todas las instalaciones son iguales, los productos, medios de almacenamiento, equipos y recursos varían según la operación propia del negocio. Así mismo, el nivel de detalle puede variar o requerir parámetros como ubicación, lote, estado, clasificación, etc., según las políticas de la organización o auditores de inventario.
El sistema WMS debe apoyar a la operación de este proceso operativo que se lleva a cabo periódicamente en las instalaciones de almacenaje y distribución de las organizaciones. Debe ofrecer varios mecanismos para dar marcha a la toma física y contar con los reportes y opciones de seguimiento del mismo.
Algunos criterios que se deben considerar para el inventario cíclico:
- Periodicidad, cada cuanto mi organización verifica el inventario.
- Operación propia o tercerizada, es una opción válida donde la empresa contratada utiliza su sistema y recursos para los conteos y entrega el resultado a la organización, quien será la encargada de aplicar los ajustes que sean necesarios en el sistema WMS.
- Cubrimiento del conteo. En la toma física, es el total de las ubicaciones que abarca la instalación. De tratarse de un 3PL es por demanda del propietario. Si el cliente tiene varias líneas de negocio el conteo se hará sobre las ubicaciones que ocupa esa línea.
- Número de conteos, lo importante es poder cotejar las variaciones antes de postear el inventario cíclico o realizar ajustes. Con al menos dos conteos se tendrá una visión más cercana o segura del ajuste. Si se trata de conteos cíclicos, lo importante es cubrir gran parte de las ubicaciones en el periodo establecido.
- Seguimiento, la visibilidad del proceso, reportes de avances e informes para el posteo.
Desde Infor WMS se pueden aplicar los siguientes tipos de recuento de inventario:
Inventario Rotativo
- Un conteo en el que se comprueban las ubicaciones para garantizar que el stock de la aplicación y las cantidades reales de la ubicación coinciden.
- Los inventarios rotativos verifican las cantidades que se encuentran en ubicaciones específicas.
- Un inventario rotativo se puede realizar periódicamente para evitar discrepancias entre el saldo de stock de la aplicación y las cantidades reales de la ubicación.
- En caso de que no se pueda completar una tarea porque la cantidad real de una ubicación difiere del stock de la aplicación, se podrá solicitar la ejecución de un inventario rotativo para una ubicación concreta.
- Los auditores pueden solicitar la ejecución de inventarios rotativos dos o tres veces al año por artículo.
- Asistido por RF, puede decidir los productos de los que quiere hacer inventario y el momento.
- Dirigido por RF, el Administrador de tareas envía tareas de inventario rotativo a cada empleado
Inventario físico
- Es un recuento de todo el stock o de un propietario específico.
- El stock físico completo se suele calcular antes de la instalación de un nuevo sistema WMS para evitar la transferencia de problemas de la aplicación existente a la nueva.
- Los inventarios físicos se realizan de forma muy restringida debido al alto coste asociado a su ejecución.
- Para que sean eficaces, los inventarios físicos requerirán una suspensión de actividades, por ejemplo, las entregas.
- Antes de iniciar el inventario físico, el almacén debe asegurarse de que todo el stock está en ubicaciones válidas, y de que todos los envíos y ajustes pendientes están completados.
La función de inventario físico de Infor WMS consta de tres fases:
- En primer lugar, dos equipos (equipos A y B) realizan recuentos físicos completos. Una vez completados los recuentos físicos, se comparan y registran las diferencias. A continuación, se concilian los dos recuentos.
- En segundo lugar, se compara el recuento físico ya cuadrado con el recuento de la aplicación. Se registran las diferencias y se cuadran ambos recuentos.
- En tercer lugar, el recuento final cuadrado se contabiliza en la aplicación.
De esta manera, brevemente se explica cómo Infor WMS puede apoyar un inventario físico con los dos métodos descritos.
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