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Planeación Integrada por Escenarios: Qué es y Cómo Ayuda a Afrontar el Impacto del COVID-19

Integrated Business Planning

Afrontar las nuevas realidades, generadas por el COVID-19, no conocidas y tampoco posibles de prevenir ha requerido, de parte de los niveles ejecutivos, una reacción y respuesta prácticamente inmediata para liderar a sus equipos en tomar las decisiones e impulsar el direccionamiento de sus negocios en estas aguas turbulentas. Es una prioridad mitigar de manera efectiva los riesgos y también aprovechar las oportunidades que estas circunstancias les pueden ofrecer, principalmente a quienes están en ciertos segmentos como los de Salud, Protección y Alimentos.

Lo anterior ha tenido impacto en las industrias al requerir un fuerte liderazgo empresarial, más que un liderazgo de perfil ejecutivo tradicional.

Gestionar de manera efectiva la cadena de abastecimiento requiere que se gestione integralmente cada negocio-eslabón de la misma, que se identifiquen y acepten rápidamente las condiciones de colaboración en cada nodo y que desde los niveles ejecutivos se creen relaciones gana-gana para asegurar la sincronía de los cambios, de los ahorros, de la generación de valor y de la velocidad a lo largo de toda a cadena, en respuesta a la rapidez en que han estado surgiendo las nuevas expectativas de los mercados y consumidores.

Fortalecer las competencias de los equipos directivos, apoyada por sus equipos tácticos, para gestionar sus negocios por medio de la planeación por escenarios ha sido una de esas nuevas exigencias, hoy ya considerada como una condición necesaria para navegar en estas nuevas aguas.

Qué es ISP

Es necesario entender la planeación por escenarios como parte integral a los procesos de generación de la estrategia, al proceso gerencial de IBP (Integrated Business Planning) y a los procesos tácticos de corto y mediano plazo. En consecuencia su denominación es “Planeación Integrada por Escenarios”, ISP (Integrated Scenario Planning), cuyas principales características son:

  • “Proporcionar un marco estructurado para que las organizaciones piensen en el futuro y gestionen el cambio”
  • Responder a la pregunta de «¿Qué pasa si…?» y permitir al liderazgo de alto nivel considerar qué eventos futuros son probables e importantes, cuál sería el impacto, y cómo podría responder o beneficiarse de la situación posible
  • Identificar escenarios alternativos con supuestos, simulaciones, roles y responsabilidades claras y con definidos puntos de activación para desarrollar e implementar respuestas ágiles
  • Proporcionar a los ejecutivos información creíble en tiempo real para facilitar la toma de decisiones en tiempos cortos de incertidumbre o en horizontes de planificación más largos.

Como proceso, la ISP debe establecerse en la organización formalizando sus objetivos, inputs, responsables & roles, fuentes de información, frecuencias de revisión y seguimiento y los entregables, que serán los planes de acción decididos como resultado del análisis de los escenarios propuestos a la dirección.

ISP trabaja en dos niveles: planeación e implementación. En el primero se identifica, analiza y se perfila uno ó más escenarios como respuesta para mitigar los riesgos, apalancar las oportunidades y definir los planes de acción. En el segundo se aprueba el plan de mitigación y/o apalancamiento, se monitorea la ejecución y se controlan los resultados, para también asegurar una curva de aprendizaje.

ISP, apalanca integralmente la planeación y la gestión Integrada de cada negocio-eslabón de la cadena. La gestión integrada de la cadena, ahora cada vez más fortalecida en cada uno de sus eslabones con la incorporación de la planeación integrada por escenarios, ISP, asegura un efectivo control Integrado de las operaciones.

 

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Aportes de ISP al Control Integral de las Operaciones del Negocio

Tradicionalmente se ha asignado un significado al control de Operaciones como al control de la ejecución de las Operaciones de la producción y de la distribución de productos. El significado actual, ahora con alcance integral, aporta una visión y comprensión holística – sistémica, que vincula e integra al proceso estratégico & ejecutivo IBP todas las actividades tácticas del negocio, es decir las relacionadas con: a) la planeación; b) la programación; c) la ejecución & control. Estas se extienden tanto al terreno de la Demanda (procesos comerciales y de mercadeo) como al terreno del abastecimiento o del “Supply”.

En el ciclo mensual del proceso gerencial, (IBP) en su etapa de Revisión Ejecutiva del Negocio, revisa, cuestiona y aprueba, en consenso ejecutivo, un único plan de compañía, que contiene la estrategia, las decisiones y las directrices de la alta gerencia.

El plan único, de esta manera revisado y aprobado, es comunicado a toda la organización; se constituye en la autorización y es el “disparador” de todas las acciones u Operaciones de la planeación, de la consiguiente programación y de su ejecución & control, tanto en la Demanda (planeación, ejecución & control de la Venta), como en el “Supply” (planeación, ejecución & control de la Producción, de la Compra y de la Distribución).

Desde esta perspectiva el control de Operaciones adquiere un alcance integral a todo el negocio, estando ahora más fortalecido con la mayor competencia para la Planeación Integrada por Escenarios, ISP, que los líderes empresariales están enfocados y definidos a desarrollar en sus organizaciones.

La práctica actual de excelencia implica, por tanto, que la responsabilidad de las operaciones de un negocio se inicia en el nivel ejecutivo, que es el que da las directrices y el que señala la estrategia; y se continua en el nivel táctico, en el que se asegura que esas directrices y estrategia se encuentran integradas en los planes que se convertirán en programas de detalle, para entonces ser ejecutados y controlados en el nivel Operativo.

 

Alberto Fonseca
Consultor Principal Oliver Wight Latinoamérica

 

Referencia: Scenario Planning a “White paper” de Oliver Wight Américas