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¿Qué es Change Management?

El concepto de Change Management o Gestión del Cambio, hace referencia a una serie de actividades que se desarrollan durante los procesos de transformación para ayudar a concretar la adopción del cambio.

En el contexto de los proyectos de transformación tecnológica, implica considerar una serie de impactos en los procesos y las personas, que deben ser atendidos para apoyar el éxito del proyecto y la obtención de los beneficios esperados.

Desde la perspectiva estratégica, es necesario validar la relevancia del proyecto dentro del marco de los objetivos organizacionales.

Desde la perspectiva de los procesos, se debe considerar ¿Qué cambia? ¿Qué mejora? Y sobre todo ¿Cómo lo medimos?

Desde la perspectiva de las personas es necesario considerar que la adopción del cambio es un proceso con etapas y que a lo largo del proyecto se debe proporcionar a las personas el espacio para cada una de estas etapas.

La gestión del cambio y sus dos componentes se deben entender entonces como un proyecto paralelo que apoya al proyecto de implementación de la herramienta.

¿Cuáles son las actividades de gestión del cambio para un proyecto de implementación de software?

Las necesidades de manejo del cambio varían de proyecto a proyecto, por lo cual se debe realizar un diagnóstico que incluye el entendimiento de la cultura organizacional, la identificación de involucrados e impactados, la medición de la disposición al cambio y un entendimiento profundo del AS IS y el TO BE de los procesos.

Una vez identificados los drivers de cambio y el mapa de involucrados e impactados, se procede a diseñar un plan que por lo general incluye actividades de sensibilización, un completo plan de comunicaciones (audiencias, mensajes, canales y medios), y actividades de capacitación tanto en habilidades técnicas cómo habilidades blandas.

¿Por qué es importante la gestión de cambio en los proyectos?

Porque cuando no se considera, se corre el riesgo de impactar duración, calidad y costo del proyecto.

Este aspecto, a menudo se deja de lado y se le resta importancia a la hora de asignar el presupuesto del proyecto, también, en ocasiones se reduce a escasas y no estructuradas acciones de comunicación que carecen de contexto e intención.

Sin embargo, muchos estudios post-implementación señalan a la gestión del cambio cómo un factor fundamental en el éxito del proyecto.

Es entonces indispensable planear y ejecutar oportunamente un proyecto de gestión del cambio que considere las necesidades específicas del proyecto, que asegure un equipo con las habilidades requeridas y una organización consciente de la necesidad y los beneficios que el cambio representa.

 

Autor: Aimara Fagúndez, Gerente de Servicios Profesionales SOLA en Cerca Technology