Sistema WMS Colombia

El Sistema WMS en Colombia ha experimentado un crecimiento significativo en los últimos años. Esto es impulsado por la creciente demanda de optimización de procesos logísticos y la necesidad de una gestión eficiente de inventarios.

Con la expansión del comercio electrónico y el aumento de la competitividad en el mercado, las compañías en Colombia han recurrido al WMS para mejorar la precisión, la visibilidad y la eficiencia en el almacenamiento y distribución de sus productos.

Por ello, en este artículo analizaremos todo lo que necesitas saber sobre el Sistema de gestión de almacenes WMS: qué es, para qué sirve y consejos para implementarlo. Además, analizaremos el camino de la logística en la era actual, las acciones de las empresas para aumentar la productividad en la cadena de abastecimiento y mucho más.

WMS: qué es y para qué sirve

¿WMS qué es? Un Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) es un software que permite supervisar y administrar las actividades cotidianas de un almacén o centro de distribución. Controla el flujo de inventario desde su recepción hasta su envío, proporcionando visibilidad en tiempo real de los bienes almacenados y en tránsito.

Además de gestionar el inventario, un sistema de gestión de almacenes WMS optimiza procesos como picking, embalaje, asignación de recursos y análisis de datos, mejorando la eficiencia y precisión en toda la cadena de suministro. Es una herramienta valiosa para mejorar la productividad y la toma de decisiones en el ámbito logístico.

Ahora, veamos hacia dónde se dirige el sector logístico y su futuro con el sistema WMS en Colombia.

Factores en el sistema de gestión de almacenes WMS

Algunos de los factores claves que mejoran la productividad de un Centro de Distribución son los siguientes:

Crear diseños o Layout del CeDi.
Mejorar e implementar técnicas de almacenamiento y manejo de materiales.
Revisar las técnicas de picking, sus métodos y captura de información.
Seleccionar al personal idóneo.
Implementar soluciones de Sistemas WMS.
Para conocer más en profundidad los anteriores aspectos, lo invitamos a ver los factores claves para incrementar la productividad del centro de distribución (CeDi).

Consejos de cómo implementar el sistema WMS de manera exitosa

A continuación, se mencionan los mejores consejos de cómo implementar un Sistema de Gestión de Almacenes (WMS):

Diseñe el plan de medición e identifique los KPIS adecuados para ver mejoras tangibles en la operación.
El WMS es un sistema integral, por lo que es el todo en la estrategia.
Asegure el apoyo de la gerencia.
Involucre al mejor talento humano.
Gestione los riesgos, comunicaciones y expectativas.
Ponga atención a la preparación del sitio.
Cree una base de conocimientos, por lo que deberá empoderar y delegar.
Formalice el entrenamiento constante.
Entienda el valor de las pruebas.
Planifique para las excepciones.
Respete la metodología establecida.
Mitigue el riesgo de la salida en vivo.
Solicite la asesoría e implementación de expertos.

¿Hacia dónde se dirige el sector logístico con el sistema WMS?

El sistema WMS en Colombia se conecta con los avances que han permitido el desarrollo de las tecnologías de la información. Estas herramientas han variado los paradigmas en los negocios de este naciente siglo XXI. Lo que constituyó una cadena de distribución basada en el almacenamiento de grandes stocks de productos, hoy se ha transformado en una carrera por lograr la mayor efectividad en la entrega de los pedidos y una disminución de los tamaños de la mercancía almacenada.

Esto significa que la consultoría logística con la cual trabajan las grandes empresas ha cambiado radicalmente. Eso sí, debemos entender que la logística es la planificación, ejecución y control de los productos que se entregan a los clientes con la cantidad, calidad y tiempos estipulados.

En este sentido, el sector logístico ha crecido paulatinamente de la mano de la tecnología y del desarrollo de los sistemas. Su propósito es automatizar procesos y de optimizar tiempo y actividades.

El mañana es hoy: un futuro prometedor

Las empresas con estrategias corporativas que incluyen procesos de transformación digital han basado su planificación en la información. Para ello, se basan en la data que les brinda la tecnología, por medio de esta se puede acceder a los datos necesarios para determinar el flujo de producción. De esta manera, se enfocan en mantener los servicios de entrega de sus productos en niveles óptimos.

La implementación de sistemas como el WMS permiten el análisis y monitoreo de datos. Así se evitan las aglomeraciones y las posibles pérdidas que pueden presentarse en el manejo y preservación de grandes volúmenes de mercancías. Por otra parte, se adelantan a los requerimientos de la demanda, dando la opción de planificar la producción y gestionar los pedidos a un mercado que hoy en día es fragmentado, garantizando entregas con mayor eficacia.

Pero ¿cuál es el papel de las redes de abastecimiento en la logística junto a su relación con el Sistema WMS? ¡Veamos!

El papel de las redes de abastecimiento

¿Cuál es el papel de las redes de abastecimiento? Para poder diferenciarse en el mercado, las redes de abastecimiento requieren mayor visibilidad tanto de la demanda como de las operaciones que se llevan a cabo dentro de la red para satisfacer dicha demanda, por lo que se requiere mayor velocidad.

Asimismo, para poder concebir una propuesta de valor diferente en el mercado, hay que tener en cuenta que hoy en día la competencia no está entre compañías, sino entre redes de abastecimiento. Es por esto que las redes de abastecimiento requieren mayor velocidad y visibilidad tanto de la demanda como de las operaciones que se llevan a cabo dentro de la red para satisfacer dicha demanda.

Así mismo, hay que contar con la infraestructura adecuada e invertir en la colaboración, en un Sistema WMS, así como en los siguientes 4 atributos:

La confiabilidad. Esto se ve representado en la disponibilidad del producto o servicio.
Velocidad de respuesta. Análisis, diseño e implementación de procesos con ciclos más cortos y manejables.
Flexibilidad. Adaptación constante con el fin de suplir la demanda cambiante.
Reducción de costos operacionales. Análisis de sistemas y estrategias de ahorro sistémico.

Caso de éxito - Cueros Vélez

Ejemplos de avances en las cadenas de abastecimiento

Ante estos retos han surgido una serie de ideas innovadoras, unas con mayor grado de factibilidad y más fáciles de implementar que otras. Algunos ejemplos son los siguientes:

Robotización de los procesos. Uso de robots para desplazamiento de carga.
Impresión y visión en 3D. Tiene una disponibilidad global a largo plazo, sin costos de transporte y con entrega el mismo día. Aunque su uso no es aplicable a todos los productos, esta estrategia se espera que sea de utilidad para el campo de los repuestos y de productos personalizados.
Implementación de Airbnb o softwares especializados para almacenes. La implementación de nuevos modelos aplicados a la logística y el desarrollo, les permiten a las empresas repensar los conceptos de poseer activos. De esta forma, se replantea los procesos a la hora de iniciar procesos de arrendamiento, colaboración o cooperación de recursos. En contraste, aparecen los Sistemas de gestión de almacenes WMS para agilizar los procesos logísticos.
Drones de entrega. Pese al reto logístico en cuanto a la definición de las líneas, áreas o los puestos de aterrizaje, los drones ya se están implementando en los Estados Unidos como un sistema de optimización de entrega. Actualmente, también se están aplicando los drones para inventario. En Colombia, los drones en logística se están implementando poco a poco, en pocas palabras, cada vez más están tomando el protagonismo.
Redes empresariales de cadenas de suministro en un nivel multiempresa. Es una forma que lleva a la implementación de herramientas a nuevas dimensiones. Un ejemplo de esto es GT Nexus, adquirida por INFOR en el 2015. Esta es una plataforma en la nube que ha agrupado a compañías y proveedores logísticos por más de 20 años.

Lo anterior le permite un nivel de visibilidad superior al que podrían adquirir las compañías por sí mismas. Su desarrollo y la implementación de herramientas de inteligencia artificial han llevado al monitoreo eficaz de las decisiones de compra y demás comportamientos de los usuarios.

Otro ejemplo sustancial del avance del sector logístico, lo podemos encontrar en la fabricación del Sistema WMS (Warehouse Management System). Los sistemas de gestión de almacenes WMS son sistemas robustos, que se adaptan a los cambios y a las exigencias de los consumidores en el diseño e implementación.

¿Qué están haciendo las grandes empresas para aumentar la productividad de su cadena de abastecimiento?

El desarrollo del sector logístico trae consigo infinidad de beneficios en favor de la eficacia y eficiencia de los procesos de producción. Incluyendo el almacenamiento y transporte.

De igual modo, la evolución de la información ha influenciado la cadena de generación de valor, modificando la estructura y las exigencias de los clientes. Además, ha creado ventajas competitivas, originado así, nuevos negocios. Es por este motivo, que aumentar la productividad en los centros de distribución, se ha convertido en una prioridad creciente en las grandes empresas.

Así, el Sistema de gestión de almacenes WMS también ha tenido mucha importancia en los procesos logísticos por su capacidad de supervisar y administrar las actividades cotidianas de un almacén o centro de distribución

Asesoramiento logístico

Para lograr aumentar la productividad por medio de Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS), la opción que eligen las grandes compañías es la de buscar un asesoramiento por parte de especialistas. Estos expertos tienen la capacidad de combinar los software, hardwares e implementación para lograr los mejores resultados en la cadena de abastecimiento. Al final, se traduce en excelentes resultados como la entrega de los productos, en el menor tiempo posible, con reducción permanente de pérdidas y con la mayor eficiencia en la carga/descarga de los almacenes.

¿Cuáles son las mejores prácticas para las cadenas de suministro?

Para empezar, se debe tener en cuenta que una buena práctica se entiende por un método actual, estructurado y respetado en la industria. Esto es con el fin de generar un impacto positivo o un resultado operacional deseable. De esta manera, como resultado de la implementación de esta buena práctica se logra el incremento de valor para la organización y la cadena de abastecimiento.

Otros resultados son:

Incremento de los ingresos de la compañía por medio del impacto directo mediante el aumento del nivel de servicio, utilizando el Sistema WMS.
Minimización de los quiebres en stock y/o la disminución de las devoluciones.
Reducción de costos de almacenamiento, transporte y gastos administrativos dentro de la operación física.

Hay que tener en cuenta de igual modo los siguientes puntos:

Aumento del EBITDA, el cual se ve reflejado en el aumento de los ingresos y la reducción de los costos operacionales.
Reducción de inversiones, por medio de la disminución del activo circulante y de los activos fijos.

Lo anterior son muestras de cómo la calidad de las decisiones logísticas pueden impactar en el desarrollo funcional y económico de toda una organización. Después de una introducción acerca de cómo impactan las buenas prácticas, a continuación te explico algunas que puedes poner en marcha::

Planificación. Contar con un pronóstico único, responsable y claro; tener procesos colaborativos de planificación, fuentes de información confiables y realizar seguimiento constante de la exactitud del pronóstico.
Aprovisionamiento. Alineación con las estrategias corporativas, pensar en compras estratégicas y no rutinarias, tener un buen sistema de evaluación y desarrollo de proveedores, identificación de las necesidades de centralización y descentralización de los productos desde un análisis exhaustivo, y encontrar representantes de compra cerca del lugar de producción.
Producción. Disminución del tiempo en el ciclo de producción, aplicación de metodologías de estandarización de la producción y reducción de desperdicios (lean & six sigma), estrechar lazos con proveedores estratégicos y aplicar estrategias de postponement.
Almacenamiento y distribución. Estrategias orientadas al nivel de servicio y tener una red de distribución en una ubicación estratégica basado en un análisis de centro de gravedad.
Transporte. Implementación y análisis de procesos de cross-docking, tercerización del transporte, recursos compartidos, optimización y seguimiento de las rutas.

Algunos de los factores claves que mejoran la productividad de un CD, son los siguientes:

Crear diseños o Layout, del centro de distribución.
Mejorar e implementar técnicas de almacenamiento y manejo de materiales.
Revisar las técnicas de picking, sus métodos y captura de información.
Seleccionar al personal idóneo.
Implementar soluciones WMS.

Para conocer más a profundidad los anteriores aspectos, lo invitamos a ver los factores claves para incrementar la productividad del centro de distribución (CD).

Aspectos importantes para tener en cuenta

Una buena práctica no implica que sea buena para todos los negocios. Antes de implementar, es importante evaluar cuáles son esas mejores prácticas que convienen para el tipo de negocio a aplicar.

Además, se debe hacer bench-marking con otras empresas del sector, entender cómo afectan los avances de TI a la competencia e identificar qué tecnología se deben alinear de acuerdo a las estrategias de negocio, en qué invertir a corto, mediano y largo plazo y en qué orden hacerlo de acuerdo a nuestra estructura, procesos y personal a cargo.

Por otro lado, existen soluciones tecnológicas pensadas en apalancar esas mejores prácticas y brindar mayor visibilidad de negocio a los usuarios. En el caso del centro de distribución, hay diversidad de soluciones de WMS disponibles en el mercado, que promueven las buenas prácticas durante los procesos de recepción, cross-docking, almacenamiento, gestión de inventario, reabastecimiento, planificación de olas, picking y despacho.

Recuerde que es importante optimizar los procesos que se llevan a cabo dentro de un centro de distribución (CeDi) porque sus indicadores impactan en los resultados financieros de una compañía.

Factores claves para incrementar la productividad del Centro de Distribución

Por su parte, la cadena de abastecimiento impacta en un alto grado los resultados financieros de una organización, ya que el almacenamiento es un mal necesario, por lo que hay que reducirlo. Además, el rol del centro de distribución (CD) juega un papel muy importante en la cadena de abastecimiento.

Entonces, ¿Cómo mejorar la productividad de un centro de distribución?

Los siguientes son factores que influyen de manera directa en la productividad en el centro de distribución:

1. Layout

Es el diseño del CD, en donde se debe tener en cuenta lo siguiente para proceder:

¿Cuál es el objetivo del centro de distribución? Por ejemplo, un almacén de materia prima o productos terminados, deberá preguntarse: ¿qué tipo de productos? O ¿se requiere ejecutar un proceso de cross- docking?
¿Cuáles son los flujos a desarrollar en el espacio?
¿Cuáles son los procesos administrativos y de apoyo?
¿Qué espacios de tránsito para las personas y para los equipos a circular se requieren?
¿Cuál es el reloj estimado de operaciones del espacio?
¿Cuál es el comportamiento de los productos?
¿Cuál es la capacidad de almacenamiento? Por ejemplo, si se requiere de un 80-90% en temporada no pico para poder reaccionar en los picos de operación.

2. Técnicas de almacenamiento y manejo de materiales

Ayudan a identificar y planificar la accesibilidad al inventario y densidad de almacenamiento. Por ejemplo:

Selectivo simple. Nos ayuda a tener un máximo acceso a los productos almacenados y requiere una amplia cantidad de pasillos para ello.
Selectivo doble. Reduce los pasillos y nos brinda una mayor densidad de almacenamiento.
Drive in. Nos permite aumentar la densidad de almacenamiento para productos de alto volumen.
Mezzanine. Óptima para cuando se trabaja con una alta variabilidad en manejo de poco volumen en los pedidos.
Equipos de manejo de materiales. Pallet Truck, Reach Truck, Stock Picker, Trilateral y el transportador.

3. Revisión de las técnicas de picking, sus métodos y captura de información

Es la verificación constante de las técnicas y métodos que mejor se adecuen según el espacio de almacenamiento y las necesidades de cada producto, por ejemplo:

Técnicas: Pick a piso, pick en altura, pick to belt y pick to light.
Métodos: Picking por orden, batch picking, preparación tipo multiorden, picking por contenedor.
Captura de información: Papel, barcode 1D y 2D, tecnología de VOZ y el RFID. Es importante: No confundir herramientas de captura de información con un WMS. El WMS tiene capacidades de administración del centro de distribución y optimizar procesos que no le da una herramienta de captura de información.

4. Personal

Contar con un equipo especializado que cumpla con los perfiles, capacitación adecuada y flexibilidad en las operaciones para que una persona pueda tener distintos roles de acuerdo a lo que necesita la operación.

5. Sistema de gestión de almacenes – WMS

WMS es un sistema que da soporte a las operaciones diarias del almacén, permite la gestión centralizada de las tareas que se llevan a cabo, el seguimiento de los niveles de inventarios, ubicaciones y niveles de almacenamiento, el aprovechamiento del espacio, recepción y despacho, etc.

Recuerde que el acompañamiento de los sistemas digitales, forman parte de los recursos que se estudian cuando se desea un sistema óptimo e idóneo para incrementar la productividad de un sistema de distribución. Todo dependerá, como se dijo al principio, de las políticas de la empresa y las propuestas que la asesoría en logística pueda sugerir en el momento del análisis y puesta en práctica del nuevo sistema. Además de todos los atributos anteriores, recuerde la relevancia de conocer al detalle la importancia de un centro de distribución eficiente.

Infraestructura de un Centro de Distribución eficiente

Las prácticas eficientes en búsqueda de la efectividad y desarrollo de los centros de distribución ayudan al desarrollo de las soluciones tecnológicas para la cadena de abastecimiento. Por ello, la importancia que han adquirido en las empresas modernas, ha llevado a los directivos de las mismas a tener la creatividad necesaria para trabajar de la mano con los asesores en logística en función de lograr métodos eficientes, prácticos, novedosos, ágiles y acordes con la estructura de costos planificada.

Centros de distribución optimizados

Los centros de distribución son importantes dentro de la cadena de abastecimiento, ya que permiten mejorar considerablemente el desequilibrio en la producción, asegurando la materia prima.

Eso no es todo, también mantienen una armonía entre el ritmo de producción y consumo.

Dentro de los principales procesos que se realizan en un centro de distribución tenemos:

Recibo.
Cross-docking.
Almacenamiento.
Reabastecimiento.
Planificación / administración de trabajo.
Picking.
Maquila.
Despacho.

Software WMS, un sistema adaptable y versátil

Existen diferentes soluciones tecnológicas que sirven para administrar los procesos de un centro de distribución, se puede incorporar un módulo de gestor de inventarios o algunos métodos de captura de información. Sin embargo, un Warehouse Management System (WMS) es la herramienta adecuada y más completa para administrar todos los procesos de su almacén de una manera integral y eficiente.

Este software es capaz de organizar todo lo relacionado con pedidos y despacho, así como el control de inventarios, almacenamiento, picking, reabastecimiento, terminación de productos y gestión general de todos los procesos involucrados.

Recepción. Hacer auditoría de proveedores, capturar el estado del inventario, atributos, especificar excepciones a ingresos y la calidad de la entrada.
Cross-docking. Diferentes modelos que disminuyen el tiempo de la mercancía en el almacén, ahorrando tareas como el almacenamiento cuando es posible
Almacenamiento. Almacenar por tipo de producto, manipulación y/o por rotación de inventario.
Gestión de inventario. Visualizar la disponibilidad del inventario, la confiabilidad, tener visibilidad y rastreo del inventario.
Reabastecimiento. Mantener un stock de seguridad y configuraciones estándar, cascada o cherry-pick.
Planificación de Olas.
Picking
Despacho. Consolidar órdenes por volumen o peso y asignación de muelle.

Ahorros significativos del sistema de gestión de almacenes WMS en la cadena de abastecimiento

El funcionamiento de un centro de distribución digitalizado bajo los parámetros de WMS suple la dependencia de las empresas del conocimiento acumulado de los trabajadores. Ellos tradicionalmente, con la experiencia de años de servicio, podían ejecutar las rutinas con un mayor uso de tiempo y posibilidades de equivocaciones, lo que traía como consecuencia pérdidas por demoras en las entregas, alto volumen de devoluciones y equivocaciones derivadas de un mal manejo de las reposiciones de materiales en los almacenes.

Existiendo un sistema digitalizado se da un ahorro significativo en papel, cuyo uso se minimiza al ejecutar las acciones y las órdenes en línea. El trabajador se habitúa a nuevas rutinas que lo hacen más eficaz y efectivo en su trabajo y el inventario deja de ser una preocupación, porque siempre estará actualizado.

Por otro lado, esta tecnología abre espacios para mejorar constantemente los flujos de trabajo porque al estar midiendo las operaciones minuto a minuto, se pueden visualizar los cuellos de botella y descubrir procesos más efectivos que pudieran sustituirlos.

Tabla de contenido