En las áreas de logística y operaciones a menudo se invierte en el mantenimiento a la infraestructura y optimización de procesos con el fin de asegurar la calidad del servicio; sin embargo, cuando a sistemas de información se refiere, estos están dentro de las últimas consideraciones, aun cuando su uso sea fundamental para el correcto desempeño de los centros de distribución (CeDis).
De acuerdo con los datos obtenidos en la última Encuesta Nacional de Logística de Colombia que se realizó en el 2018, se encontró que menos del 35,6% de las empresas utilizan tecnología en las tareas logísticas y alrededor del 21,9% de las empresas que no usan tecnología la necesitan en muchos de sus procesos, bien sea: facturación electrónica, captura de códigos de barras, rastreo, seguimiento de pedidos y vehículos, etc.
Partiendo de lo anterior, la pregunta que queda por resolver es, si las empresas que ya cuentan con soluciones tecnológicas en sus CeDis han estructurado planes de mantenimientos adecuados que garanticen el optimo rendimiento de las soluciones implementadas?
Para diseñar un plan de mantenimiento en un CEDI se debe tener en cuenta que existen principalmente dos tipos de mantenimientos: plan de mantenimiento correctivo y plan de mantenimiento preventivo.
El plan de mantenimiento correctivo se enfoca en la detección y corrección de fallos en el menor tiempo posible, mientras que el plan de mantenimiento preventivo se enfoca en evitar y minimizar la ocurrencia de fallas y averías. También hay otros mantenimientos, como el plan de mantenimiento de actualizaciones, el cual se usa para aplicar mejoras y realizar actualizaciones a los sistemas.
Un buen plan de mantenimiento correctivo debe contemplar: el acceso a repuestos y consumibles, una ficha técnica detallada de cada máquina y software, manuales de instrucciones, matriz de escalamiento interna y de los fabricantes, documentación acerca de la normativa de calidad (ISO 9000), la normativa de seguridad para empresas en la cadena de suministro (ISO 28000), definición del equipo de soporte y apoyo, definición de roles y funciones, disponibilidad de mano de obra calificada, mantenimiento de BD, revisión de estadísticas, chequeo de la ejecución del plan de limpieza de los servidores y hardware, revisión de disponibilidad de espacio libre en los servidores, incluir la documentación del historial de fallas o incidencias de los sistemas y equipos, etc.
Un buen plan de mantenimiento preventivo debe contemplar: las metas del mantenimiento especificas, el presupuesto (a la prevención debe ocupar la mayor parte del presupuesto), la gestión de la documentación teniendo una ficha de mantenimiento preventivo por cada sistema y equipo, documentación acerca de la normativa de calidad (ISO 9000), la normativa de seguridad para empresas en la cadena de suministro (ISO 28000), la normativa de almacenamiento (por ejemplo norma UNE-EN 15635 de Europa), detalle de las especificaciones del sistema para su óptimo funcionamiento, disponibilidad de los implementos, permisos de usuario a tener en cuenta, plan de depuración y limpieza de servidores, archivos y carpetas, mantenimiento de la BD, purgas o limpieza de los registros y archivos temporales, estadísticas, etc.;
Se debe revisar así mismo los mantenimientos previos en caso de que se hayan realizado para conocer la historia de los sistemas y equipos, definir los roles y tareas del mantenimiento, determinar la disponibilidad e idoneidad de la mano de obra calificada para la ejecución, así como el acceso a los recursos y repuestos, definir la periodicidad y horarios para la ejecución del mantenimiento y las notificaciones previas de los mantenimientos a los involucrados.
Una vez se ejecutan los planes de mantenimientos definidos, se debe realizar una revisión y análisis de los resultados obtenidos, para posteriormente ajustar y mejorar el plan de mantenimiento de acuerdo a la información obtenida.
Así es como con un buen plan de mantenimiento se garantiza un óptimo funcionamiento de la tecnología en los procesos logísticos y por ende la seguridad y continuidad de la operación.
Maylen Uparela
Consultora de Soporte al cliente, Cerca Technology
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