De operación manual a inteligencia logística
En el entorno industrial latinoamericano, donde cada minuto cuenta y un error puede costar clientes, la gran pregunta siempre es la misma: ¿cómo evolucionar sin detener la operación? La respuesta en este caso llegó con Infor CloudSuite WMS, cuya implementación permitió reducir la disponibilidad de importaciones de 3,5 a 2,5 días y mejorar el tiempo de despacho en 36%, marcando el inicio de una transición real de una logística manual y reactiva hacia una operación digital, integrada y predictiva.
“Transformar la operación no se trataba solo de digitalizar procesos, sino de crear una logística más inteligente, predecible y alineada con la estrategia del negocio.” — Gerencia Logística de Hivimar
Los inicios de Hivimar
Esta compañía nació el 13 de junio de 1973 en Guayaquil bajo el nombre Importadora de Rulimanes Hivimar C. Ltda. Lo que comenzó como un negocio de importación y distribución de repuestos automotrices evolucionó con el tiempo hacia soluciones industriales (bombas, válvulas, sistemas de vapor) que respondieran a sectores críticos como minería, petróleo, marino e industrial. Hoy cuenta con más de 300 colaboradores y presencia en las principales ciudades de Ecuador: Guayaquil, Quito, Cuenca, Portoviejo, Manta y Machala.
«Desde mi posición como Gerente Logístico, mi responsabilidad ha sido garantizar el flujo eficiente desde la importación hasta la entrega final, optimizando costos de transporte, almacenamiento y evitando rupturas de stock que afecten al cliente. Con un portafolio amplio y operaciones complejas, la logística juega un rol central para mantener la competitividad de la empresa». Patricio Robalino Gerente de Logística
El antes del WMS: punto de partida hacia una operación más eficiente
Para dimensionar el cambio que se requería, conviene repasar cómo funcionaba la operación logística antes de incorporar un WMS.
Retos operativos principales
- Procesos manuales y dependientes del papel: recepción, almacenamiento (packing list), picking y despacho estaban regidos por listados impresos, lo cual generaba lentitud y errores.
- Errores frecuentes de ubicación y codificación: sin automatización, muchos productos se ubicaban mal o se registraban incorrectamente.
- Retrasos en el ingreso de importaciones: no era posible liberar la mercancía hasta codificar y ubicarla manualmente.
- Cuellos de botella en temporadas altas: la operación no estaba dimensionada para incrementos de demanda, lo que causaba saturación.
- Almacenamiento rígido: cada SKU tenía una única posición fija, impidiendo una logística dinámica y eficiente del espacio.
- Conocimiento individual saturado: muchos procesos dependían del expertise de personas clave, dificultando estandarización.
Desafíos iniciales de una operación en crecimiento
La operación de la compañía enfrentaba una logística fragmentada y reactiva: no contaba con trazabilidad en tiempo real de los pedidos ni visibilidad sobre el desempeño de los operarios o las ubicaciones. La coordinación se basaba en reaccionar ante errores en lugar de prevenirlos, y durante los periodos de alta demanda se rompía la promesa de entrega. Con un CeDi que administra más de 25.000 SKUs bajo gestión, la magnitud de la operación exigía una evolución urgente.
Por qué un WMS era inevitable: los detonantes del cambio
No fue una apuesta tecnológica, fue una respuesta al crecimiento. Los retos operativos y la necesidad de una visión integral impulsaron la búsqueda de una solución capaz de optimizar cada proceso del almacén.
- Escalamiento del portafolio de productos: los sistemas manuales no soportaban mayor volumen ni complejidad.
- Funciones clave ausentes: gestión por ubicaciones, control de lotes/series, integración con escáneres, voice picking/radiofrecuencia, etc.
- Presión por niveles de servicio: reducir tiempos de preparación, errores en despacho y mejorar disponibilidad.
- Altos costos operativos: mano de obra, retrabajos por errores de picking, uso poco eficiente del espacio.
- Falta de indicadores operativos confiables: sin métricas claras, no es posible mejorar de forma continua.
Los objetivos estaban claros:
- Asignación estructurada de pedidos
- Aumento de productividad en recolección (picking)
- Priorización automática de tareas
- Eliminación del uso de papel
- Integración con importaciones (disponible en línea)
- Control de devoluciones y diferencias
- Trazabilidad con códigos de barras
- Almacenamiento dinámico
- Visibilidad del uso del almacén
- Confiabilidad y rotación de inventario
- Reporterías e indicadores operativos
- Transformación digital del proceso logístico
Selección de la solución adecuada: Infor CloudSuite WMS + Cerca Technology
¿Por qué Infor CloudSuite WMS?
Durante la evaluación se analizaron diversas alternativas, incluyendo módulos dentro del propio ERP (SAP). Sin embargo, Infor CloudSuite WMS se destacó por ofrecer la combinación ideal entre gestión avanzada de inventarios, automatización de procesos clave, generación de informes analíticos, soporte prolongado, seguridad en la nube y total compatibilidad con el ERP, además de funciones como voIice picking, radiofrecuencia y control por lotes o series. Su posición como referente en WMS para empresas medianas y grandes en Latinoamérica aportó la confianza y robustez necesarias para la decisión final.
¿Por qué elegir a Cerca Technology como socio implementador?
No basta con contar con un buen software: el éxito depende del partner que lo implemente. Cerca Technology aportó un valor diferencial al ser el socio estratégico certificado más grande de Infor en Supply Chain, con un profundo conocimiento en las diferentes etapas de la cadena: planeación, almacenamiento y distribución. Su experiencia comprobada en proyectos a gran escala junto con la capacitación, el soporte funcional cercano y el compromiso con la ejecución práctica, convirtieron la alianza Infor + Cerca en la combinación perfecta para alinear la tecnología con la realidad operativa de Hivimar.
“El verdadero cambio ocurre cuando la tecnología se adapta al proceso y no al revés. Ese fue el enfoque que permitió que la empresa evolucionara sin detener su operación.” — Julian Lasso, Gerente de Servicios profesionales NOLA de Cerca Technology.
Impacto en otras áreas del negocio
- Ventas: disponibilidad inmediata de importaciones en línea, menores rupturas de stock.
- Compras / Comex: mayor visibilidad real de rotación, obsolescencia y niveles óptimos.
- Finanzas / Contabilidad: reducción de pérdidas por errores, trazabilidad para auditorías.
- Cultura organizacional: aunque hubo resistencia inicial, la adaptación progresiva y la capacitación constante propiciaron una transformación aceptada por el equipo.
Factores de éxito
- Visión clara y hoja de ruta con etapas medibles
- Apoyo de la alta dirección
- Formación de key users dedicados al proyecto
- Comunicación constante con el equipo operativo
- Enfoque no solo tecnológico, sino cultural
FAQs: respondemos las preguntas más frecuentes
¿Qué es un WMS y por qué es esencial en logística?
Un WMS (Warehouse Management System) es un software para controlar y optimizar procesos dentro del almacén: recepción, ubicación, picking, empaquetado, despacho y devoluciones. Ayuda a mejorar la eficiencia operativa, reducir errores y maximizar el uso del espacio de almacenamiento.
¿Cuáles son los pilares funcionales que debe ofrecer un buen WMS?
Funciones esperadas como gestión de inventarios en tiempo real, ubicaciones inteligentes, integraciones con escáneres/barcodes, voice picking, control de lotes y series, reportería e integración con ERP y otros software son esenciales.
¿Cuáles son los riesgos comunes al implementar un WMS y cómo mitigarlos?
Resistencia al cambio, curva de aprendizaje, falta de alineación con procesos reales, infraestructura de TI insuficiente, expectativas poco realistas. Mitigar con capacitación continua, pilotos progresivos, involucrar al equipo operativo y soporte cercano.
¿Cómo medir el retorno de inversión (ROI) de un WMS?
Comparando métricas operativas previas (tiempos, errores, costos laborales, pérdidas por errores) con las nuevas. En nuestro caso, optimizamos tiempos de despacho, confiabilidad de ubicaciones y días de disponibilidad de importaciones.
¿Se puede integrar Infor CloudSuite WMS con ERP como SAP?
Sí. De hecho, una de las razones de elegir Infor CloudSuite WMS fue su capacidad de integración con SAP, garantizando flujo de datos bidireccional entre módulos de inventario, finanzas y logística.
¿Cuál es el período típico de adaptación para el equipo operativo?
Depende del tamaño del equipo, pero en Hivimar hubo una fase inicial de resistencia y curva de aprendizaje. En pocas semanas el equipo comenzó a ver los beneficios, y con acompañamiento constante se logró la adhesión.
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Diligencia el formulario y un consultor te ayudará a evaluar las soluciones más adecuadas para tu operación.
