Optimizar los niveles de productividad al interior de los centros de distribución es sin duda unos de los puntos de mayor relevancia para directivos y gerentes, puesto que esto determina en gran medida, costos, manejo de personal y satisfacción del cliente final. Por lo anterior se han desarrollado soluciones que permiten la automatización de procesos y el aumento considerable de la productividad, como es el caso de los sistemas de gestión de mano de obra o LMS.
Existen varios factores que influyen directamente en la productividad del centro de distribución, entre ellos los más importantes son los siguientes:
- Diseño y Layout del centro de distribución: Un diseño y una distribución eficiente y acorde para las actividades que se realizan dentro del centro de distribución y el producto a almacenar.
- Equipo para manejo de materiales: Equipos adecuados y acordes al tipo de materiales a manejar y manipular.
- Tipos de estanterías apropiadas: Estanterías que se adecuen al producto que se está almacenando, teniendo además su clasificación de acuerdo a las cargas que van a soportar las estanterías, y si los tamaños son adecuados en las ubicaciones dentro de las instalaciones.
- Métodos de captura de información: Entre más rápido los usuarios puedan hacer las confirmaciones y el ingreso de datos en los sistemas que controlan los almacenes, será mejor la productividad de los mismos, lo que permite mantener una trazabilidad eficiente.
- Slotting: El diseño correcto dentro de la posición del producto dentro de la línea de picking, el cual conlleva al usuario de una forma productiva y progresiva a recoger los productos que necesitan ser despachados y/o guardar los productos que deben ser almacenarlos.
- Gestión de mano de obra: Revisión de cuáles son los retos y cuáles son las problemáticas existentes, para así identificar los puntos de control y de mejora. Entre el 50% y el 70% de los costos operativos tienen que ver con la mano de obra.
- Tecnologías aplicadas: Los sistemas o soluciones que permitirán la correcta gestión de la mano de obra al interior de los almacenes.
Adicional a estos factores, se unen los retos que hoy en día las empresas enfrentan con la fuerza laboral en los centros de distribución y que impactan en sus indicadores de productividad:
- Encontrar y retener trabajadores calificados.
- Incrementar la fuerza laboral, administrar los recursos que ya tienen y elevar la productividad de las personas.
- Controlar los costos de la mano de obra.
Te explicamos cinco señales que aseguran la necesidad de un WMS.
Definición de un sistema de gestión de mano de obra o LMS
Como lo hemos visto hasta este punto, la productividad va de la mano con la gestión de la mano de obra, y es aquí donde el LMS adquiere protagonismo, pues el Labor Management System permite planificar, seguir, medir, monitorear y reportar las actividades de trabajo dentro de su organización con el fin de aumentar la eficiencia y así, reducir costos. En sí, ayuda a medir y a comparar lo que estaba planeado con lo que realmente se ejecutó y así identificar los puntos de desviaciones del proceso operativo original con el fin de retroalimentar y ajustarlo para las futuras planeaciones.
Un LMS debe tener la capacidad de gestionar los siguientes puntos:
- Definición de los estándares de mano de obra: Estándar es el punto de comparación, es decir, la meta que debe cumplir el operario cuando en el centro de distribución se desarrolle una actividad
- Herramientas de previsión y planificación de la mano de obra: Planeación adecuada de usuarios, turnos o días no laborales, como también una herramienta que ayude a entender la historia de lo que ha ocurrido y la demanda de trabajo, así como cuáles son las necesidades de recursos dentro de los centros de distribución.
- Informes de producción de la productividad: Reportes a diferentes escalas, grupos de usuarios, individuos, para entender cuál es el costo y la productividad en términos de eficiencia dentro de las instalaciones.
¿Por qué usar un LMS?
Es importante resaltar que el incremento de productividad es un proceso progresivo, un paso a paso que se desarrolla por medio de una buena gestión. Dicho proceso se compone por:
- Cimentación: Definir las bases sobre las cuales se debe operar el centro de distribución, por lo que se requiere de la ejecución de planes de trabajo, guías de operación e identificación de un flujo de proceso. Este primer paso da un incremento de productividad de un 0 a un 10%.
- Organización: Una vez establecida la base se procede a la verificación de personal y recursos necesarios y profesionales para realizar las actividades propias del centro de distribución. Debe existir un plan de trabajo estandarizado, un entrenamiento adecuado, un procedimiento de trabajo normalizado, un almacén visual y un avance en slotting o proceso de picking. De esto se obtendrá de un 5 a un 15% de aumento de productividad.
- Metas de desempeño: Al pasar por las etapas anteriores se puede decir que la empresa está capacitada para implementar un sistema WMS, así como la ejecución de proyectos para la automatización para la captura de la información y obtener una visibilidad en tiempo real. En este nivel se puede tener un aumento de productividad entre el 10 y el 25%.
- Estándares de ingeniería: Cuando ya se tiene controlado el WMS y los métodos de captura optimizados, se puede proceder con la implementación de una gestión de mano de obra o LMS. Su implementación debe contar con la definición de los estándares, es decir el tiempo objetivo de realización de actividades. De igual modo debería contar con un estándar multinivel, el cual permite definir varias acciones y complejidad de cada actividad que se desarrolle, en donde es importante mantener un concepto de trabajo en equipo para evitar islas en las operaciones. Puliendo y estableciendo técnicas sofisticadas de contratación, en esta etapa se puede adquirir de un 15% a 30% de aumento de productividad en el centro de distribución.
WMS vs LMS
Existe una confusión general entre lo que hace un WMS y un LMS. Ambas soluciones tienen enfoques diferentes, pero son soluciones complementarias.
Enfoque del WMS:
Esta solución busca impulsar la productividad laboral y la visibilidad de la misma, por lo tanto, se centra en:
- Gestión de tareas: Asignación de la tarea adecuada, al personal adecuado y en el momento adecuado.
- Seguimiento en tiempo real: Medición del tiempo de inicio y el tiempo final de cada actividad, lo que permite controlar su ejecución.
- Tiempo y asistencia: Visibilidad del estado de las metas y el real ejecutado por cada usuario de la tarea que se realiza.
- Reportes de desempeño: Presentación de los estados de productividad con el fin de verificar si se cumplió con las metas e índices esperados.
Enfoque del LMS
Es una solución que establece una base para fomentar la eficiencia, que se centra en:
- Configuración de estándares: Medición de cuánto debe durar una actividad específica y reporte en tiempo real al WMS.
- Planificación del trabajo: Realización de un balanceo del trabajo y reporte de desviaciones de la operación para distribuir de acuerdo a los operarios
- Seguimiento: Control y seguimiento de los planes que se hicieron Vs su ejecución, pero más a nivel de programación que a nivel de operario.
El WMS y LMS juntos
Cuando ambas soluciones se unifican, se pueden alcanzar nuevos niveles de visibilidad y productividad, como se puede conocer en los siguientes puntos:
- Visibilidad de entandares: Establecimiento de la visibilidad para los usuarios dentro del WMS, como si fuera parte normal del flujo de operación.
- Seguimiento del trabajo en línea: Conocimiento de qué está haciendo cada operario durante el turno en ejecución, así como su historial.
- Almacén visual e interactivo: Visual del almacén para identificar grupos de ubicaciones, zonas y cargas de trabajo.
- Reportes de eficiencia: Índices en tiempo real sobre la eficiencia del centro de distribución.
En sí el LMS es un sistema que establece una base para fomentar la eficiencia por medio de la configuración de entandares (cuánto debe durar una actividad específica e informar en tiempo real al WMS), controlar el motor de estándares y realizar un balance de la planificación del trabajo (dónde están las desviaciones de la operación para mejorar el proceso) y finalmente hacer el seguimiento de los planes establecidos. Por lo que al fusionarse con los WMS ayuda finalmente a alcanzar nuevos niveles de visibilidad y productividad en cuanto a estándares, seguimiento del trabajo en línea, almacenamiento visual e interactivo y los reportes de eficiencia.
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