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Mejorar la Productividad: ¿Sólo una Cuestión de Tiempo en Momentos de Crisis?

Nos encontramos en tiempos de crisis, donde aumentar la productividad es uno de los principales retos en la gestión logística. Hoy hacer “más” con los mismos recursos y mantener los protocolos de seguridad es el objetivo.

 A lo largo del tiempo las empresas han afrontado diferentes retos empresariales en la gestión logística, uno de los más significativos ha sido la evaluación del nivel de productividad, que impacta en el objetivo final de la cadena de suministro específicamente en la velocidad de respuesta, es decir tener el “producto justo, en el sitio adecuado, en el tiempo oportuno, al menor costo posible”. Hoy tras la crisis actual, hacer que los procesos sean más ágiles e identificar el costo de una operación, dónde se gana, dónde se pierde, se vuelve vital para mantener una compañía a flote.

Se define productividad al resultado de la implementación de métodos que permiten un mejor rendimiento de los recursos disponibles. Frederick Taylor[1] fue uno de los pioneros en la evaluación de la productividad aportando a finales del S. XIX el desarrollo de un sistema basado en la “tarea”, donde se debía medir a través de un cronometro el tiempo estándar que le tomaba al operario mejor cualificado realizar una actividad, determinando capacidad máxima, nominal y demostrada.

Los resultados de los estudios de Taylor trajeron consigo la reducción a la tercera parte del personal y una rentabilidad de casi el 50% a las empresas que lo aplicaban, sin embargo Frederick no ha sido el único en estudiar la productividad laboral, los esposos Gilberth, Adamiecki y otros autores europeos también han hecho sus aportes.

Definir el tiempo que se debe invertir en una actividad permite identificar cuales tareas pueden influir de manera negativa en la productividad de un proceso y con ello, se pueden controlar mejor los recursos. A nivel logístico todas las actividades que se realizan en un centro de distribución pueden ser medibles y cuantificables, sin embargo “Lo que no se define, no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre” (Lord Kevin, S XIX). Por lo tanto, definir indicadores de medición hará que se tenga una panorámica total de los procesos, con los cuales se podrán establecer compromisos con clientes y consumidores finales que incluso redundará en la optimización del uso de los recursos. Todo esto se traduce en reducción de costos para la empresa.

Existen herramientas de mediciones de la productividad, manuales y tecnológicas, su elección dependerá del tamaño del equipo que se quiere medir y la posible integración que se pueda generar con otros sistemas. Labor Management System (LMS) o Gestión de Mano de Obra por ejemplo, es una excelente herramienta tecnológica que permite tener información en tiempo real sobre el desempeño de sus empleados a través de la condensación de metodologías de evaluación de productividad.

Para implementar una herramienta de este tipo es necesario tener en cuenta los siguientes pasos metodológicos:

    1. Identifique los principales procesos. En un centro de distribución las principales operaciones son el recibo, almacenamiento, preparación y despacho, sin embargo, se debe identificar cual o cuales actividades tienen mayor impacto en su organización. Esto depende del modelo logístico que este implementado, no es lo mismo, un almacén que solo maneje palets al despacho, donde posiblemente el principal impacto puede ser el recibo, a un almacen que solo se encarga de despachar unidades, donde se deberá contemplar la preparación de pedidos. Analice los diagramas de proceso, identifique por medio de herramientas de ingeniería los procesos claves, analice los manuales de funciones e identifique las métricas de la operación como el número de artículos, cantidad de recibos, número de unidades despachadas, entre otros.

     

    1. Establezca las actividades de los procesos. Se deben identificar las actividades directas e indirectas de los procesos. En un centro de distribución se tiene el paso a paso de cada proceso, por ejemplo, un recibo, se puede desglosar en varias actividades, toma de los artículos, contar, registrar LPN, entre otras. Así mismo, se deberán establecer actividades indirectas como tiempos de descanso, cambio de uniforme, rutina de seguridad industrial, entre otros.

     

    1. Defina tiempos estándar de proceso. Una vez se han identificado las actividades, es importante establecer un estándar de tiempo, para ello se pueden utilizar diferentes técnicas como: descomponer las tareas en diferentes actividades, identificar un tamaño de muestras, tomar registros a través del cronometraje; analizar las condiciones y ambientes de la realización de las actividades definidas en el centro de distribución, teniendo en cuenta fatigas o demoras personales; realizar cálculos promedio, realizar prorrateos si se hace necesario, y finalmente como resultado se podrán fijar tiempos-tipo los cuales serán el punto de análisis y evaluación de la productividad.

     

    1. Establezca el diseño de planta. Implica la identificación y si es necesario la reorganización de la distribución física del centro de distribución donde se contemplen las puertas de recibo y despacho, pasillos, zonas de almacenamientos, áreas de preparación de pedidos, entre otros. Tenga en cuenta en el diseño, la importancia, frecuencia y seguridad de las áreas para la definición de flujos de trabajo (recorridos) y espacios del CeDi. Ahora como se mencionó al inicio de este artículo, por la crisis actual será fundamental la distribución del recurso humano, contemplando las distancias para seguridad de sus empleados procurando que no se afecten los recorridos y tiempos de proceso.

     

    1. Identifique el equipamiento. Es importante enlistar los equipos que se disponen en el CeDi, contemplando los espacios de pasillos para definir restricciones de equipos, recursos que utilizarán dichos equipos, capacidades y tiempos de movimiento. Tenga en cuenta que no es lo mismo una carretilla a un montacargas eléctrico en tiempos y movimientos. Adicional, será importante contemplar los equipos de manipulación que aseguren la calidad en el manejo de productos. Puede ser una buena idea empezar a contemplar nuevas tecnologías de manejo de producto asistidas por voz. Puede interesarle ¿Cómo Garantizar la Productividad del CeDi en esta Época de Crisis?

     

    1. Identifique la planta de personal. Es importante conocer el número de recursos con el que se cuenta para cada proceso, hay múltiples herramientas de evaluación de tiempos y movimientos entre ellas, la básica y usada normalmente, enliste las actividades y sub-actividades de cada proceso y tome tiempos, teniendo en cuenta los operarios más y menos cualificados, así mismo identifique tolerancias.

 

Ahora, una vez entendida la metodología la clave para mejorar la productividad en el CeDi estará en la integración de la información recopilada anteriormente, es decir, primero al definir los principales procesos con el diseño de la planta, el resultado será el flujo de procesos, de igual forma establecer una nueva distribución entre áreas, generará una reducción en los tiempos muertos por recorridos y permitirá establecer en estos tiempos las distancias de seguridad necesarias actualmente para cuidar el recurso humano.

Posteriormente, se deben incluir los equipos (maquinaria) que permitirán que el flujo de materiales, productos y operarios sea más dinámico,  así mismo se aumentara la capacidad de producción, ya que uno de los efectos de la crisis actual es que contemplar el justo inventario no es seguro, por el contrario se debe mantener un gran inventario de seguridad. Cabe destacar que es fundamental que la planta de personal identifique quien o quienes son los más eficientes en los procesos, muchas veces las evaluaciones cualitativas no son la mejor opción.

A esta altura usted habrá construido un modelo operativo y el siguiente paso será realizar pruebas piloto para asegurar que se logren los ahorros y aumentos en productividad esperados; es aquí donde adquieren toda su importancia los métodos de organización que permitirán mostrar un resultado victorioso en estos tiempos de crisis, hacer “más” con los mismos recursos, más rápido y ahora incluir una variable más, la seguridad.

Una vez finalizan las pruebas piloto, se puede decir que se da paso a la salida en vivo, y es donde se podrá evaluar si el implementar una metodología como Labor Management fue una buena decisión. Es así, como a través de los diferentes reportes e indicadores de gestión que se podrán visualizar en los periodos requeridos, se podrá evaluar el resultado final de esta implementación donde la principal ventaja por su utilización, será el aumento casi inmediato de la productividad del CeDi. Mejorando el desempeño de los empleados y de los recursos físicos a través del control y seguimiento.

Labor Management no sólo ve la evaluación después de, sino también el antes de, es decir, la planeación, donde se podrán establecer actividades semanales y se podrá definir los recursos requeridos de acuerdo a las actividades que realmente se deben realizar, posiblemente, antes de esta implementación si se consideraban un número de empleados para trabajar un turno, las decisiones se tomaban de manera cualitativa y visual, ahora serán cuantitativas y reales.

Muchas veces, se piensa que la principal desventaja para que una empresa lo implemente como práctica son las altas inversiones que implica la implementación de tecnología, pero con frecuencia al finalizar un proyecto de este tipo la gerencia logra demostrar y comparar el retorno de la inversión ya que el enfoque de las funcionalidades de un sistema Labor Management son la planeación y reportes de trabajo, incluyendo cálculo de metas y habilidad en determinar los costos operativos hasta por clientes específicos asociándolos directamente con pedidos, incluso podrá motivar al equipo de trabajo a través de un plan de pago de incentivos.

Por lo tanto, tenga en cuenta que implementar un sistema o cualquier metodología para medir la productividad, le permitirá tener el control de costos, aumentar o mantener el margen operativo aun en época de crisis, y finalmente, demostrar que el resultado final será la definición de estándares justos y medibles que permitirán elevar el rendimiento laboral fidelizando a los mejores empleados y desarrollando las mejores prácticas. Dado que en esta implementación no sólo se generan eficiencias de manera inmediata, sino que se mantendrá la visibilidad a largo plazo para continuar haciendo ajustes conforme cambien las necesidades de la empresa, del mercado o del ambiente.

Fuentes:

[1] Taylor, F.W. (1911), Los principios de la Administración Científica, New York, USA. Harper & Brothers

Manueles de Infor (LMS)

Por: Ana Bnitez