En la búsqueda de la optimización de la cadena de suministro, existe un punto conocido como la última milla, el cual es necesario optimizar para reducir los costes finales sin que ello afecte al producto. Según The Logistics World, la última milla “representa hasta el 50 % del costo del transporte”. Por lo tanto, es natural que cualquier tomador de decisiones esté interesado en adquirir una herramienta que apoye a la optimización de la gestión del transporte.
Ruteador de transporte vs. TMS
Existen diversos softwares de transporte para dar una solución al problema de optimizar las rutas, entre ellos los ruteadores y los TMS (Transportation Management System).
Los ruteadores son una buena aproximación a la solución, apoyan en la creación de rutas y ofrecen algunos parámetros de optimización de flota y carga. En cambio, un TMS, es un completo sistema de gestión del transporte, el cual procesa, almacena y distribuye información asociada a las operaciones de transporte de mercancías de una organización, en la cual el ruteo es un proceso más dentro de la cadena de distribución.
La implementación de un nuevo software, conlleva tiempo y requiere inversión. Una parte importante del tiempo se utiliza en formación de los usuarios, según Erp Focus “el costo de capacitar usuarios es importante. Se necesita que ellos aprendan el nuevo sistema, los nuevos procesos y eso conlleva tiempo”. Hoy una empresa puede necesitar solo un software que realice ruteo, sin embargo antes de elegir entre una herramienta o la otra los líderes del proceso deberían preguntarse ¿Qué ocurrirá cuando decidan llevar su organización al siguiente nivel?, la empresa va a crecer y de un momento a otro van a requerir los diferentes módulos con los que cuenta un TMS, por ello la clave es elegir una solución que pueda crecer según las necesidades de su organización y de esta manera, no tener que incurrir en nuevos costos de capacitación por tener que cambiar el sistema.
Para hacer más clara la diferencia, a continuación mencionamos las principales características de un TMS que no poseen los ruteadores:
- Cálculo de ingresos y egresos: Permite configurar las tarifas de venta y coste del transporte, considerando las múltiples variables, las cuales pueden ser: origen-destino, tipo de servicio, transportista, tarifa por kilos, distribución primaria o última milla. Al tener ambas tarifas, los administradores podrán tener el control de la operación, pudiendo identificar que rutas son deficitarias o rentables y establecer indicadores para mejorar la gestión. Al contar con las tarifas de venta, el sistema puede generar las proformas con los valores de los servicios realizados, disminuyendo los errores sumados en las facturas.
- Gestión de pedidos: Es capaz de integrarse a otros sistemas, ERP o WMS. El TMS recibe la información de la carga y notifica a los sistemas según el progreso del transporte. Además, se integra con el Warehouse Management System para informarle que pedidos preparar según la capacidad de la flota disponible para repartir, ¿para qué preparar más pedidos de los que puedo repartir? Y si los pedidos superan la capacidad de la flota, el administrador podrá solicitar un servicio Spot mediante subasta.
- Gestión de transportistas: permite configurar los diferentes proveedores de transporte, ingresando la información de sus conductores, vehículos y tarifas. Al contar con toda esta información, al asignar un viaje el sistema te indica el coste con los diferentes proveedores, pudiendo elegir el más barato o el que tiene mejor nivel de servicio. Además, el sistema permite llevar el control de la liquidación del transportista, por lo que al momento de realizar la liquidación, se genera la información del importe a pagar junto a la información de todos los servicios realizados. En la liquidación se reduce los errores manuales en los pagos a los transportistas.
- Gestión de repartidores: lleva el control de los pagos a los repartidores. Debido a que permite ingresar tarifas de pago a repartidor, puedes configurar la forma de pagar, por ejemplo: por envío entregado y el TMS realiza el cálculo. A final de mes, el sistema entrega la información del pago a los repartidores, con el detalle de los servicios ejecutados.
- Trazabilidad: Cuando hablamos de trazabilidad, no nos referimos a mirar la ubicación de los camiones en el mapa y ver como se mueven. El TMS registra la historia de cada envío, cada uno de los eventos que sucedieron en la cadena de distribución, permitiendo conocer en todo momento en que vehículos fue trasladada la carga, sus costos asociados, si existió algún problema y su detalle. También permite configurar alertas por excepción, ya que lo que se busca es que el sistema nos avise sobre posibles problemas, por ejemplo, al detectar un retraso en la ruta nos llegue una notificación.
Además, permite conocer los documentos adjuntos, ya sean POD o fotos de la carga en el lugar de entrega.
De tal forma, un TMS es una solución escalable que puede crecer en tamaño y funcionalidades con el tiempo, de acuerdo a las necesidades de la organización, es por eso que al momento de elegir entre un ruteador y un sistema de gestión de transporte, es importante tener claro el roadmap de la empresa, ya que lo que en principio puede parecer un bajo costo después se invertirá en integraciones, tiempo, capacitaciones entre otros.
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