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    ¿Cómo justificar un proyecto de implementación de un Sistema de Gestión de Transporte (TMS)?

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    Cuando una empresa desea invertir en un proyecto o producto, lo primero que se piensa es que esto generará más ingresos o reducirá costos con el tiempo. Pero ¿cómo convencer a la junta o a los inversionistas para que aprueben el presupuesto?, si lo primero que preguntarán será ¿cuáles son los rendimientos? y en ¿cuánto tiempo se verán reflejados?

    Estas preguntas, empezaron a hacerlas los empresarios a comienzos del siglo XX, pero no fueron resueltas sino hasta 1914 con el desarrollo de la fórmula para monitorear el desempeño comercial que combinaba ganancias, capital de trabajo e inversiones en plantas y propiedades en una sola medida a lo que se denominó «retorno de la inversión”. Así es como llevamos más de 100 años hablando del ROI y no es para menos pues han sido muchas empresas las que cultivaron su éxito gracias a esta fórmula.

    Ahora debe estar pensando, toda está introducción para decir que el ROI es la clave para que su proyecto sea aprobado o no, la respuesta es sí. Pero ahora que lo ha recordado y se ha hecho consciente de la importancia de este indicador, le contaremos que debe tener en cuenta para calcularlo y cómo puede mejorarlo.

    Esta información es la recopilación del conocimiento y experiencia del equipo de Cerca Technology, implementador de tecnologías para cadenas de abastecimiento por más de 27 años, y no es la verdad absoluta.

    Empezando por el principio

    El ROI se puede calcular teniendo la estimación de productividad – retorno y el costo – inversión de la solución a implementar. Esta medición puede darse en función de meses, porcentajes o como una relación.

    ROI = (Retorno — Inversión) /Inversión

    Para verlo en un ejemplo supongamos que el gasto promedio anual en fletes en Colombia para los fabricantes es el 11 % de las ventas anuales y esto variará entre los segmentos de la industria. Para una empresa con ingresos de 100 millones de dólares, por ejemplo, su gasto medio en fletes es de 11 millones de dólares. Un ahorro conservador del 5 % daría como resultado $550 000 por año. Esa misma empresa podría gastar en promedio alrededor de $165 000 en su TMS para una suscripción de tres años, incluidos todos los costos de implementación, lo que significaría un costo promedio de alrededor de $55 000 por año. Eso es aproximadamente un ROI del 900 % de la inversión en TMS de la empresa, o el equivalente a un reembolso de 3,6 meses.

    Históricamente las empresas enfrentaban retornos de más de 4 años, primero, porque la inversión en licencias era muy elevada, segundo los procesos de implementación eran prolongados y tercero las soluciones no se podían modular. Sin embargo, recientes estudios han demostrado que las compañías alcanzan ahorros en promedio del 8% con el uso de un TMS y los costos totales relacionados al proyecto han sido menores al 10% de los ahorros documentados. Estas ganancias pueden ser el reflejo de una mejor ejecución de los proyectos, la evidente evolución de la practica en el mercado, y la oferta de software para el transporte que cada vez es más escalable, asequible y robusta.

    Cada empresa tiene características, dinámicas, desafíos y estrategias únicas para la implementación de un TMS. Estas diferencias pueden tener un impacto en el %, velocidad, frecuencia y alcance del ROI. Además de factores como:

    • El alcance y las capacidades del TMS seleccionado
    • Cómo se implementará el TMS (por divisiones, una sola fase, varias fases, por módulos, todos los módulos, etc.)
    • Si el TMS se integrará a un sistema multimodal (marítimo, paquetería, aéreo, etc.) o a una red logística sencilla.
    • La operación que atenderá el TMS (importación, exportación, habilitación de proveedores, etc.)
    • Si el TMS es una tecnología nueva, una actualización de las soluciones existentes o un desarrollo propio.

    Oportunidades para apalancar el ROI

    Como ya lo dijimos, no hay empresas iguales por tanto las oportunidades de ahorro, de generación de valor y mejora continua son diferentes para cada compañía, sin embargo, hay 6 aspectos clave que pueden impulsar aún más el ROI:

    1. Re-visión / Re-invención de procesos: Conocer de principio a fin su operación de distribución y transporte en esta área será una ventaja o una desventaja dependiendo de su disposición para salirse de la caja. El objetivo aquí es probar nuevos escenarios que permitan hacer más rápido, flexible y adaptativo el actual modelo; teniendo en cuenta que esto no acaba una vez se implementa el TMS, por el contrario, ahora será una responsabilidad para la gerencia leer las señales o indicadores que muestran que los procesos deben ser ajustados nuevamente.
    2. Tercerización de transporte: Contar con información centralizada y en tiempo real es esencial para la toma de decisiones y tiene un impacto directo en la rentabilidad y satisfacción del cliente. Las cadenas de suministro deben tener flexibilidad para responder a cambios como nuevos proveedores, aumentos de demanda de clientes, requisitos de servicio, nuevos reglamentos, vencimientos de contratos, volatilidad del precio del combustible entre otros.

    Unigis TMS le ayuda a determinar la combinación perfecta de los transportistas equilibrando costos y teniendo en cuenta factores como la capacidad, disposición y servicio.

    1. Planificación y optimización: No importa cuán compleja sea su red, si cuenta con un plan de carga y enrutamiento que le ayude a mejorar el uso de activos, reducir el costo de fletes y la huella de carbono. El TMS correcto le permitirá planear estratégica y operativamente. La primera será la encargada de que se adapte rápidamente a los cambios del futuro y la segunda optimizará la dinámica actual de su cadena de abastecimiento.
    2. Visibilidad y automatización: La planificación y optimización son el primer paso para ver ahorros significativos, pero deben ejecutarse y controlarse de manera proactiva. Esto solo se logra teniendo herramientas que gestionen la automatización y entreguen total visibilidad de los procesos en la cadena.
    3. Liquidación de transporte – auditoria de fletes – pagos – reclamos: La gestión de fletes, auditorias, tarifas, facturación, entre otros, son procesos críticos para muchas empresas por la complejidad que representa el aumento de transacciones y la variación de la información. Cuando todos estos procesos se automatizan aprovechan la inteligencia artificial del TMS para analizar los datos maximizando los márgenes de beneficio y optimizando las tareas manuales.
    4. Socios estratégicos: El último aspecto, pero no menos importante es contar con los socios estratégicos correctos. La cadena de abastecimiento está evolucionando y ahora más como consecuencia de la pandemia. Pero el punto es que, así como la herramienta escogida es importante porque debe tener la capacidad de preparar a la operación para el futuro respondiendo ágilmente ante los cambios, hacer match con un partner que entienda las necesidades de su empresa y empodere al equipo es un factor diferencial para el proyecto.

    En Cerca Technology sabemos la importancia y el esfuerzo a nivel de inversión que hacen las empresas para llevar a cabo proyectos de transformación digital. Es por esto que nuestro equipo se involucra desde el principio con su operación, para identificar las oportunidades de mejora, áreas de ahorro, cuantificación de beneficios, construcción del caso de negocio y preparación de resultados.

    La tecnología por sí sola no garantizará el éxito y el retorno de la inversión. Una iniciativa TMS exitosa requiere patrocinio ejecutivo, planificación adecuada, establecimiento de expectativas, y roles identificables. Si ha previsto implementar un TMS para su operación y aun tiene dudas sobre como desarrollar el proyecto, escríbanos a marketing@cercatech.com y lo pondremos en contacto con un consultor especializado.

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